FAQ for brugere af FBS

Ofte stillede spørgsmål til FBS-udbuddet

Nedenfor finder du en række spørgsmål og svar vedr. det kommende udbud af Fælles Bibliotekssystem (FBS) målrettet brugerne.

Tidsplan

KOMBIT sendte FBS i udbud den 5. april 2024. Tilbudsfristen for modtagelse af prækvalifikationsansøgninger i EU-Supply er den 6. maj 2024.

Resultatet af prækvalifikationen offentliggøres den 21. maj 2024, hvorefter KOMBIT afholder informationsmøde for de prækvalificerede leverandører i løbet af uge 21.

Frist for aflevering af indledende tilbud er den 14. juni 2024 med forhandlingsrunde i uge 34 og 35. Det endelige tilbud skal være afgivet den 25. oktober 2024, og KOMBIT forventer, at kontrakten vil være underskrevet den 2. december 2024.

Du kan læse mere om udbudsprocessen her.

Økonomi

Prisen pr. borger pr. år bliver maksimalt 6 kr. 

Ja. Det den udmeldte borgerpris pr. år er den maksimale pris, som kommunen kan komme til at betale. Budgettet, som er udregnet på baggrund af denne pris, har luft til at vi - i en vis grad - kan rumme uforudsete omkostninger.

Metode

KOMBIT har valgt at bruge use case-metoden til at beskrive de arbejdsgange som FBS 2.0 skal kunne understøtte. Use cases benyttes til at beskrive arbejdsgange, hvor der er interaktion mellem en bruger og et it-system. Det betyder, at man kan beskrive, hvad systemet skal kunne, herunder formål og forløb, uden at beskrive, hvordan systemet skal gøre det. Use cases er dermed også en måde, hvorpå vi kan beskrive for en kommende leverandør hvilke arbejdsfunktioner, vi forventer systemunderstøttet, mens det også er et godt dialogværktøj.

De forskellige use cases tager naturligvis udgangspunkt i nuværende processer, og arbejdet har bidraget til at afklare og præcisere behovet til det kommende system. Det har derudover været et værktøj til at identificere forbedringspotentialer, herunder hvor der i dag mangler systemunderstøttelse, samt hvor der er sket ændringer i teknologi eller rammer, som har indflydelse på en arbejdsgang.

En use case beskrives i et skema, som sikrer, at vi som kravstillere præciserer ansvar, kontekst og forventet resultat af en arbejdsgang.

KOMBIT har sammen med den faglige følgegruppe udarbejdet og færdiggjort ca. 50 use cases, som danner grundlag for kravene i udbudsmaterialet.

Under hele forløbet med at udarbejde udbudsmaterialet har repræsentanter fra mange forskellige biblioteker været involveret.

Foruden en længere række workshops for biblioteksansatte og medarbejdere fra pædagogiske læringscentre, hvor funktionelle behov til FBS 2.0 blev afdækket, har KOMBIT også nedsat en faglig følgegruppe, der har været med til at udarbejde use cases, givet input og sparring og været med til at kvalificere de funktionelle krav samt reviewe selve udbudsmaterialet. Derudover har KOMBIT medarbejdere med biblioteksfaglig baggrund og har også haft indstationerede biblioteksmedarbejdere, som har arbejdet tæt sammen med kravteamet og været med til at udforme udbudsmaterialet.

Som led i at sikre, at krav og udbudsmateriale lever op til kommunernes forventninger til et kommende FBS, blev relevante dele af kravspecifikationen sendt i høring hos kommunerne i oktober 2023. Høringen varede cirka tre uger.

KOMBIT modtog omkring 1.500 kommentarer, som blev brugt til at finjustere udbudsmaterialet.

KOMBIT har gennemgået ændringsønsker til det nuværende FBS fra de sidste mange år og har indskrevet mange af dem samt ønsker fra høringssvarene i udbudsmaterialet.

Arkitektur

Vi arbejder i det nuværende udbud med, hvordan vi kan understøtte bibliotekernes ønskerne og behovene for at kunne arbejde på tværs af agencies, og i den forbindelse kommer vi til at genbesøge agency-modellen.

Funktionalitet

  • FBS skal gå fra at være klientbaseret til et mere tidsvarende browserbaseret system, der også understøtter adgang fra mobile enheder.
  • FBS 2.0 skal understøtte folkebiblioteker og de pædagogiske læringscentre i deres daglige arbejde, herunder arbejdsgange med administration af materiale og lånere.
  • FBS 2.0 skal understøtte bibliotekssektorens fokus på bæredygtighed.
  • FBS 2.0 skal understøtte effektive arbejdsgange for de professionelle brugere og være intuitivt for de mindre erfarne brugere.

 

DBC har stor ekspertise inden for katalogiseringsregler, varetager i dag nationalbibliografien og vil hurtigt kunne foretage omstillingen til RDA.

DBC har moderniseret deres katalogiseringsklient, og har i den forbindelse tilbudt, at FBI kan få udviklet en simplere klient, der vil kunne benyttes af alle biblioteker - også biblioteker, der ikke anvender FBS. 

Katalogisering vil derfor forgå i DBC's katalogiseringsklient i stedet for i et katalogiseringsmodul i FBS 2.0.

DBC har allerede releaset katalogiseringsklienten FBIKat, og den vil kunne bruges sideløbende med katalogiseringsklienten i FBS.

Det er meget omkostningstungt at udvikle debitorfunktionalitet, herunder betalingsfunktionalitet, i et fagsystem som bibliotekssystemet, og afstemning mv. i det nuværende FBS har altid være en manuel proces. 

Da alle kommuner allerede har et debitorsystem, giver det størst værdi for pengene at anvende de mange funktioner et debitorsystem allerede tilbyder: Rykkerprocesser, påmindelser, fakturaer og integration til gældsstyrelsens indrivelsessystem PSRM. Dette kan sikres via debitorintegrationen i den fælleskommunale infrastruktur. Desuden sikrer integration til økonomisystem og debitorsystem, at der i kommunen er et samlet overblik over mellemværende.

Debitorintegrationen sørger ligeledes for, at kommunerne bliver PSRM-compliant. 

Vi forventer, at mange kommuner vil være kommet på debitorintegrationen i løbet af de næste to år frem til det nye FBS skal idriftsættes i 2025. 

Vi er klar over, at det for nogle kommuner var vanskeligt for biblioteksområdet at tage debitorintegrationen i brug, men forventningen er, at det vil blive lettere, når flere af kommunens fagsystemer kommer på. Vi er også altid klar til at hjælpe og lytte, hvis I ser specifikke udfordringer, ligesom vi selvfølgelig planlægger at medtage rettelser og korrigeringer til debitorintegrationen i det nye udbud.

KOMBIT har i løbet af 2021 udarbejdet en anvisning for en kassebetalingsløsning, der blev offentliggjort i november 2021. Den kan anvendes af 3. parter til opbygning af en kasse/betalingsløsning – eller af kommuner i forbindelse med udarbejdelse af en kravspecifikation. Du kan læse nærmere om anvisningen her

Forudsætningen for at kunne benytte den specificerede kassebetalingsløsning er, at fordringerne er overført til debitor. 

 

Anvisningen tager udgangspunkt i kommunernes fremtidige forventede anvendelse af Fælleskommunale økonomiintegrationer på alle fagsystems områder – herunder også biblioteker. En sådan kassebetalingsløsning ligger udenfor scope for det kommende FBS, men kan fint tænkes ind i kommunernes samlede systemlandskab, hvis der kan opnås opbakning og dermed finansiering til det, udenfor FBS-regi.  

Implementering

I samarbejde med leverandøren tilrettelægger vi implementeringsstøtten med skærpet fokus på, at kommunerne:

  • kan implementere systemet effektivt med færrest mulige ressourcer.
  • har forskelligartede kompetencer og ressourcer til at løse de kommunale implementeringsopgaver.
  • kan styre, planlægge og sikre fremdrift af egen indsats.
  • belastes mindst mulig og har et minimum af produktionstab i forbindelse med implementering af systemet.

Implementeringsstøtten vil blandt andet omfatte konkrete trin-for-trin opgavebeskrivelser inklusiv eksempler, videovejledninger, hands-on undervisning af centrale roller, tværkommunale videndeling-/netværksmøder samt intensiv early life support.

En succesfuld implementering forudsætter dog, at kommunen har afsat de nødvendige ressourcer til at løse de opgaver, som ibrugtagningen som minimum påkræver, fx systemkonfiguration, datamigrering og tilpasning af arbejdsgange. Vi inddrager løbende kommuner for at få input til, hvordan vi bedst understøtter den kommunale implementering. 

Det udrulningsforløb, som vi ser ind i, er meget anderledes end da det nuværende FBS (Cicero) blev udrullet. Da Cicero blev udrullet, gik vi fra mange forskellige systemer til ét Fælles Bibliotekssystem, som blandt andet indebar en stor opgave ift. datavask og -migrering.

Derudover tilrettelægger vi udrulningsforløbet med stort fokus på at identificere og forstå hvilke type af forandring, det nye bibliotekssystem medfører, og tilrettelægger implementeringsstøtten derefter.

Vi vil løbende kvalitetssikre, evaluere og tilpasse implementeringsstøtten med inddragelse af kommunale repræsentanter, så vi sikrer, at kommunerne effektivt kan ibrugtage systemet.

Vi kender først implementeringstidspunktet, når der er valgt leverandør på løsningen og der er udarbejdet en mere detaljeret udrulningsplan. Vi melder udrulningsplanen ud, så snart den er på plads, så kommunerne i god tid kan afsætte ressourcer til implementeringsopgaverne.  

Implementeringsforløbet vil for den enkelte kommune strække sig over 6-9 måneder fra de indledende opstarts- og forberedelsesaktiviteter til de forankringsaktiviteter, der følger efter ibrugtagningen af det nye bibliotekssystem. Det primære ressourcetræk vil være ca. tre måneder før til ca. et par måneder efter ibrugtagningstidspunktet.

Katrine von Feiesleben
Projektleder
Børn, Kultur, Social og Sundhed

Læs om udbudsprocessen her

Tilmeld dig nyheder om Bibliotekernes Data og It

Felter med (*) skal udfyldes