FOTO: Simone Saxkjær Andersen, KP-ansvarlig i Vesthimmerland Kommune samt kommunal indtationeret i KOMBIT og Aske Walther Sørensen, implementeringskonsulent på KP i KOMBIT. Sammen med det øvrige KP-team har Aske og Simone udviklet undervisningskoncept og -materiale samt gennemført test. Det færdige materiale er nu klar og tilgængeligt for alle kommuner.
Et reelt behov hos kommunerne
Behovet for nyt undervisningsmateriale er opstået i takt med, at de oprindelige kurser fra KP’s idriftsættelse blev forældede grundet gentagen opdateringer og forbedringer i KP. Samtidig står mange kommuner midt i et generationsskifte, hvor nye medarbejdere skal oplæres i systemet ligesom kommunerne gradvist tager flere dele af KP i brug og øger automatiseringsgraden hvilket tilsammen kalder på et øget behov for kendskab. Det behov understøtter undervisningsmaterialet.
Indtil nu har kommuner og brugere i høj grad måtte støtte sig til forskellige vejledningsmaterialer, som kan virke både omfattende og uoverskuelige for en medarbejder, der skal lære KP fra bunden. Med det nye videogrundkursus bliver indgangen til KP mere enkel, målrettet og overskuelig.
Tæt partnerskab mellem kommuner og KOMBIT
Særligt samarbejdet med vores kommunal indstationerede fagspecialist fra Vesthimmerland Kommune, Simone Saxkjær Andersen, har været afgørende for at udvikle undervisningsmaterialet.
”Med stor erfaring fra det daglige arbejde med KP i kommunen, har Simone bidraget direkte til udviklingen af materialet og selv været med til at udarbejde flere videoer, som hun også medvirker i”, fortæller Aske Walther Sørensen, implementeringskonsulent på KP og fortsætter, ”Simones viden om KP er med til at sikre, at indholdet tager udgangspunkt i virkelige arbejdsgange og konkrete behov hos sagsbehandlere og administratorer”.
Sidemandsoplæring når det passer
Videoerne er tænkt som en form for digital sidemandsoplæring. De giver en grundlæggende introduktion til udvalgte dele af KP og kan ses, når det passer ind i hverdagen. Indtil videre består grundkurset af 15 videoer, og flere er allerede under udvikling. ”Men materialet bør selvfølgelig ikke alene udgøre oplæringen af nye kolleger”, fortæller Aske og Simone, ”men skal ses som en vigtig hjælp sammen med erfarne kolleger, som kan perspektivere i forhold til kommunens opsætning og arbejdsgange”.
Materialet dækker i første version blandt andet:
-
en helt grundlæggende indflyvning til brugerfladen for sagsbehandlere
-
en kort introduktion til systemadministration og arbejde med breve
-
indblik i MAF‑sagsbehandlerens hverdag i KP
-
overblik over, hvor man kan finde yderligere hjælp og vejledning
Alle videoer har fokus på basal viden og er særligt målrettet medarbejdere, der er nye i KP enten som nyansatte eller fordi kommunen tager nye dele af KP-løsningen i brug.
Let adgang og god modtagelse
Undervisningsmaterialet kan tilgås via ét samlet link på KP’s dokumentbibliotek, hvor brugerne nemt kan finde de videointroduktioner, der er relevante for netop deres opgaver. Første version af materialet er allerede afprøvet hos seks kommuner, som har givet konstruktiv feedback på både format og indhold og vurderer, at det er særdeles relevant for nye brugere.
Blandt andet siger brugerne, der har testet:
-
“Jeg har set videoerne, og syntes de som nyansat giver god hjælp til at komme rundt i kp. For mig har det været relevant
-
“Jeg syntes det er godt til helt nystartede, som ikke kender kp. Jeg forestiller mig, at det vil være fint at gå disse videoer igennem nogle af de første dage”
-
“Vi oplever det som relevant og meget brugbart for nye medarbejdere”
De ændringsønsker, som de kommunale testere har givet input til, er efterfølgende indarbejdet i materialet.
Undervisningsmaterialet er gratis for kommunerne og ses som en mulighed for at supplere kollegiale sparring i hverdagen, ikke en erstatning. Samtidig kan medarbejdere benytte KP’s træningsmiljø til at øve sig i praksis, mens de ser videoerne.
Opfølgning og videre udvikling
Undervisningsmaterialet er tilgængeligt på dokumentbiblioteket og er blevet kommunikeret bredt – både på brugerniveau via statusmøder, på ledelsesniveau via nyhedsbreve og til ledermøde samt gennem emnespørgetimer målrettet nye brugere.
På baggrund af den positive modtagelse udvider Aske og Simone materialet løbende. De arbejder blandt andet på videoer om sagsbehandling på forskellige sagsområder, automatisk sagsbehandling samt udvalgte nedslag i KP’s systemadministration.
Med det nye undervisningsmateriale får kommunerne en længe efterspurgt, mere tilgængelig og praksisnær indgang til KP.
