Det er formentlig ikke gået nogens næse forbi, at vi siden sidste nyhedsbrev har kunnet løfte sløret for vinderen af udbuddet om Fælles Bibliotekssystem 2.0 (FBS 2.0). KOMBIT underskrev den 27. december 2024 kontrakt med Systematic, der skal stå for videreudvikling, drift og vedligeholdelse af det nye FBS 2.0, som fortsat skal understøtte biblioteksmedarbejdernes opgaveløsning på både folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre på tværs af alle kommuner. Du kan læse mere om det igangværende arbejde med FBS 2.0 her.

Vi har derudover kunne overbringe den gode nyhed, at den nye produktstrategi for Bibliotekernes Data og It (BDI) er blevet godkendt af styregruppen. Vi håber, at I alle kan se jer selv i strategien, uanset hvilken del af bibliotekssektoren I befinder jer i og uafhængigt af jeres biblioteks størrelse. Du kan læse mere om den nye produktstrategi her.

I sidste nyhedsbrev søgte vi efter et nyt medlem til udvalget for Supplerende Biblioteksdata (SBD), og vi er glade for at kunne meddele, at vi har fået Margit Moesgaard Nielsen med ombord. Margit repræsenterer Københavns Kommunes biblioteker.

Når KOMBIT sender mails til jer, inviterer til møder, webinarer og lignende, bruger vi de kontaktoplysninger, som I har oplyst via KLIK. Vi sender kun mails, invitationer og lignende til dem, der er registreret i KLIKs rollegalleri, så hvis I har ubesatte ”obligatoriske” roller, kan I gå glip af vigtige informationer og invitationer fra KOMBIT. Her har I en oversigt over de nuværende roller i KLIKs rollegalleri for Fælles Bibliotekssystem (FBS):

• FBS faglig leder (bibliotekschef)
• FBS faglig leder (skolechef)
• FBS supportberettiget bruger (folkebibliotek)
• FBS supportberettiget bruger (pædagogisk læringscenter)
• FBS systemansvarlig (folkebibliotek)
• FBS systemansvarlig (pædagogisk læringscenter)

Vi oplever, at mange mails bouncer retur, når vi udsender vigtig information. Det kan både skyldes, at medarbejdere ikke længere er ansat i kommunen, at der er angivet en ugyldig mailadresse eller andet. Det er derfor vigtigt, at I sikrer, at kontaktoplysningerne på roller i KLIK er korrekte, og samtidig husker at opdatere kontaktoplysningerne via KLIK, når der sker organisatoriske ændringer i jeres kommune, fx ved ansættelser og fratrædelser.

Det er kommunens KLIK-administrator, der er ansvarlig og kan ændre i oplysningerne. Hvis du ikke ved, hvem der er KLIK-administrator i din kommune, kan du kontakte din kommunes KOMBIT-programleder eller skrive til bibsys@kombit.dk.

Vi gør samtidig opmærksom på, at nyhedsbreve som dette derimod kun sendes til de personer, der har tilmeldt sig at modtage nyhedsbrevene. Du må meget gerne gøre kolleger opmærksom på, at de kan tilmelde sig nyhedsbrevet her.

Du kan læse mere om rollegalleriet og KLIK nedenfor.

Kort om rollegalleri og KLIK

”Rollegalleriet” og ”KLIK” er centrale værktøjer i samarbejdet og kommunikationen mellem KOMBIT og kommunerne i forbindelse med FBS og den kommende implementering af FBS 2.0. Kort fortalt:

• Rollegalleriet er en bruttoliste over forskellige roller, der kan være aktuelle under implementering, drift og forvaltning af fælleskommunale it-systemer (fx FBS/FBS 2.0) og den fælleskommunale infrastruktur. Rollegalleriet er specifikt for samarbejdet mellem KOMBIT og kommunerne og er derfor uafhængigt af kommunernes organisering. De forskellige roller, fx projektleder, systemansvarlig, superbruger og supportberettiget bruger er defineret i forhold til forskellige opgaver og ansvar. I forbindelse med kommunikation om FBS/FBS 2.0, fx mails, invitation til møder og opgaver refererer vi ofte til de definerede roller i rollegalleriet, som informationen er målrettet.
• KLIK er en webløsning, der bliver anvendt til at udstille og kommunikere om opgaver (såkaldt KLIK-opgaver), som kommunerne skal løse lokalt, fx i forbindelse med implementering af et nyt it-system eller en ny release til et it-system i drift og forvaltning. KLIK indeholder også funktionen ”Rollegalleri”, der bl.a. udstiller de aktuelle roller for FBS/FBS 2.0 samt kontaktoplysninger på de personer, som I har udpeget til at varetage rollerne i jeres kommune. Kontaktoplysninger på rollerne skal være opdateret i KLIK, da det er herfra, at vi trækker kontaktoplysninger i forbindelse med kommunikation.

Når vi nærmer os opstart på udrulning og implementering af FBS 2.0, giver vi en nærmere introduktion til brugen af KLIK. Der er ingen KLIK-opgaver i forhold til FBS 2.0 på nuværende tidspunkt.

I kan finde yderligere information om KOMBITs rollegalleri og KLIK her: Implementering og KLIK.

Arbejdet med den nye produktstrategi har stået på det seneste halve år, og strategien er for nylig blevet godkendt af BDI-styregruppen. Målet er at sikre en robust infrastruktur og tilgængelige værktøjer, der understøtter det tværgående sektorsamarbejde.

Strategien sigter mod at omfavne hele bibliotekssektoren og er derfor også udarbejdet i tæt samarbejde med forskellige interessenter fra sektoren, herunder også leverandører og anvendere af Fælles Biblioteksinfrastruktur (FBI). Gennem workshops og dialog med engagerede ildsjæle har vi indsamlet vigtige og værdifulde input, som har dannet grundlag for den endelige strategi. Vi vil i den forbindelse gerne takke alle jer, der har engageret jer i arbejdet og givet løbende feedback.  

Vi har i arbejdet med indsamlingen af input opbygget en konkret backlog af ønsker, som skal være et dynamisk dokument, der kontinuerligt afspejler sektorens ønsker til udvikling af ny funktionalitet. Vi vil melde nærmere ud om denne proces i et kommende nyhedsbrev.  

Produktstrategien gælder fra nu og de næste fire år frem og skal være med til at sætte retningen og danne grundlag for prioritering af projekter inden for BDI-området. Strategien genbesøges årligt, så der tages hensyn til løbende anbefalinger fra bibliotekssektoren. 

I finder den nye produktstrategi her.

I sidste nyhedsbrev præsenterede vi de overordnede resultater fra brugertilfredsundersøgelsen, som KOMBIT gennemførte i oktober 2024 målrettet hhv. systemansvarlige, superbrugere og supportberettigede brugere af Fælles Bibliotekssystem (FBS / Cicero).

Ud fra jeres kommentarer har vi sammen med Systematic identificeret et behov for at komme med lidt tips og tricks til funktionalitet, der efterlyses af jer i jeres svar på brugertilfredshedsundersøgelsen, men som allerede eksisterer i Cicero og lignende i dag:

Tre muligheder for let registrering af materiale, hvis der ikke findes en bibliografisk post

• PLC'erne/skolebiblioteker kan spare tid ved at kopiere poster oprettet af andre. Læs mere om, hvordan i DBC’s nyhedsbrev: Ny forlægsbase til pædagogiske læringscentre.
• Opret en simpel post i Cicero: Oprettelse af lokalpost – Cicero Connect.
• Katalogisering kan gøres i Cicero F3 Katalogisering eller i DBC’s FBIkat (FBIKat | danbib). 
  
  

Tip til pluklisten
Spar transporten og start med at finde materialer til afhentning på egen filial

1. F5 - Plukliste
2. Angiv filial: Angiver den/de filialer, hvorfra du vil finde det reserverede materialer
3. Afhentningssted: I søgningen indgår reservationer, der har registreret angivne filial som afhentningssted, og der returneres materialer, som kan afhentes på angivne filial. Hvis ingen materialer, som kan opfylde reservationen, har reservationsregler, som tillader afhentning på den angivne afhentningsfilial, vil søgeresultatet være tomt.
4. Læs mere: Plukliste – Cicero Connect.
   
   

Tip til genvejstaster
Husk at du kan tage information med fra en funktion til en anden med genvejstaster, i stedet for manuelt at kopiere og sætte ind.

• Undgå fx at kopiere materialenummer fra Lånerstatus, men hop direkte og tag materialenummer med automatisk: I F2 Cirkulation ’Søg materiale’: Klik på linjen med materialenummer, tast ctrl+shift+N.
• Undgå fx at kopiere lånernummer fra materialehistorik og sætte det ind manuelt i låner søgning: Klik på linjen med lånernummer i materialehistorikken og tast ctrl+shift+L.
• Find flere genvejstaster her, og se hvilken anden information du kan tage med uden at kopiere Genvejstaster i Cicero LMS.
  
  

Tip til søgning

• Kan du ikke lige huske søgekoden for søgning på forfatter, og får du derfor et alt for stort eller misvisende søgeresultat, så husk at du kan anvende simpelsøgningsformularen. Åben simpel søgning ved at klikke på  .
• Gem dine søgninger, så du kan genbruge dem senere: UGENS TIP: Gem søgning – Cicero Connect.
• Sæt visning af søgesæt op til 200 i F6 (Sidestørrelse i tabeller med paginering), så du slipper for at scrolle helt så meget.
• Kommer søgeforslag i CQL søgefeltet for hurtigt/for langsomt?
• Din systemadministrator kan justere forsinkelsen på søgeforslag i F7.
• Forsinkelsen angives i millisekunder, før systemet kommer med forslag i CQL søgningsfeltet. Den automatiske søgning begynder efter brugeren har indtastet tre eller flere bogstaver. 
  
  

Tip til oprettelse af låner
Benyt automatisk CPR-nummer som lånerID ved oprettelse af nye lånere:

• Din systemadministrator kan i F7 sætte op, om CPR-nummer skal benyttes automatisk som lånerID eller ej.
• NOTE: Dette gælder kun for lånere, der oprettes via Cicero LMS, eller lånere der opretter sig selv via MitID. Det gælder altså ikke for lånere, der oprettes via lånerimport, da disse håndteres i særskilt konfiguration.
  
  

Tip til automatisk login for selvbetjeningsklienter på skolebiblioteket

• En klientmaskine kan konfigureres til automatisk at logge ind på selvbetjeningen når Cicero startes.
• Læs, hvordan i Brugermanual - Installationsguide afsnit 4.3.1 og 4.3.2 + Opsætningsvejledning afsnit 15.6.
• I kan også sætte op, hvor længe der skal gå, før en selvbetjeningsbruger logges helt ud i F7 – Serveropsætning - Timeout for selvbetjeningsbrugere. Dette kræver dog, at computeren ikke slukkes i den tid – hver gang computeren slukkes, vil man skulle logge ind med brugernavn og adgangskode.
  
  

Cicero Connect
Hjælp din kollega, også dem på skolebiblioteket, ved at sikre, at de kender Cicero Connect.

Sådan får du det meste ud af Cicero Connect: Intro til Cicero Connect – Cicero Connect.

Mangler du en vejledning, eller synes du, at den nuværende skal rettes til? Så skal du bede din kommunes supportberettigede bruger om at skrive til Systematic.

Driftstatus for Cicero og DBC
Se status på både Cicero og DBC's systemer her:

• Systematic: V3 Portal Default DK (not logged in) - Portal V3DK
• DBC driftstatus: Velkommen til DBC's kundeservice | kundeservice
• DBC svartider: Overblik over DBC webservices - Dashboards - Grafana

Husk at melde fejl til Systematic
Supportberettigede brugere kan oprette fejl og sager via supportportalen, V3 Portal Default DK (not logged in) - Portal V3DK. Det er også her, de kan se kendte fejl, som er oprettet af andre biblioteker.

I kan hjælpe Systematic med at få rettet fejl ved at melde fejlene til dem. Flere oplever fx, at F6 og Materialevalg fryser, men dette er ikke meldt ind til Systematic, og derfor ved de ikke hvor ofte det sker.

Ændringsønsker
Hvis I har ændringsønsker til FBS og/eller FBI, skal I udfylde denne blanket og sende til bibsys@kombit.dk.

Hold dig opdateret på FBI og FBS (Cicero)
Du kan holde dig opdateret på FBI via FBI-nyt, som du kan tilmelde dig her. Du kan også følge med i udviklingen af FBI på siden her samt læse de seneste nyheder om FBI her. 

I Systematics nyhedsbrev kan du få nyttig information om nye funktioner i Cicero. Du kan tilmelde dig nyhedsbrevet her. Du kan desuden holde dig opdateret på nye releases i Cicero her.

Efter at KOMBIT underskrev kontrakt med Systematic om FBS 2.0, afviklede vi den 9. januar 2025 et webinar for 500+ tilmeldte medarbejdere på biblioteksområdet, hvor bl.a. udbudsprocessen og kommende implementeringsaktiviteter blev gennemgået. På webinaret gav Systematic også en kort demonstration af det nye system. Det er vores indtryk, at deltagerne var positivt stemte over den kommende løsning. Hvis du ikke deltog på webinaret og er nysgerrig på indholdet, kan du finde præsentationen her.

Afklaringsfasen er i fuld gang, og vi arbejder tæt sammen med Systematic om at få afstemt grundlaget for udvikling og udrulning. Så snart vi har en konkret tidsplan, vil KOMBIT melde denne ud til kommunerne i et kommende nyhedsbrev samt i en mail til dem, der er registreret som faglige ledere og systemansvarlige i KLIK.

KOMBIT afholdt den 27. januar 2025 webinar om den implementeringsarbejdsgruppe, som skal etableres i forbindelse med udrulning og implementering af FBS 2.0, og som KOMBIT lige nu søger kommunale deltagere til. Deltagerne i arbejdsgruppen vil være med til at udvikle og kvalitetssikre materialer og aktiviteter til implementering og uddannelse, fx ved at reviewe materiale og bidrage med input og faglig sparring.

I kan læse mere om arbejdsgruppen, deltagerprofiler samt tilmelding i præsentationen fra webinaret her.

Tilmeldingsfristen til arbejdsgruppen er den 3. marts 2025. Hvis I har spørgsmål, så skriv endelig en mail til bibsys@kombit.dk.

Når KOMBIT udsender mails med information om FBS 2.0 (fx invitation til møder), sender vi til de personer, der er tildelt rollerne FBS faglig leder (bibliotekschef og skolechef) og FBS systemansvarlig (folkebibliotek og pædagogisk læringscenter) i KLIK. Som vi har nævnt tidligere i nyhedsbrevet, er det altså vigtigt, at I sikrer, at kontaktoplysningerne på rollerne i KLIK er opdateret, så de rigtige personer i jeres kommune modtager aktuel information om FBS 2.0.

Rollerne FBS faglig leder (bibliotekschef og skolechef) og FBS systemansvarlig (folkebibliotek og pædagogisk læringscenter) vil modtage mails frem til, at I skal udpege en projektleder for FBS 2.0.

Når KOMBIT giver besked om, at I skal udpege en projektleder, vil denne person fremadrettet være den primære kontaktperson i jeres kommune under implementeringen af FBS 2.0. Projektlederrollen er dog ikke aktuel endnu, og derfor kan I heller ikke finde rollen i KLIK på nuværende tidspunkt.