Digitaliseringsklar Opkrævning og Systemtilretning (DOS)

Opgaver i kommunerne forud for egen tilslutning til PSRM
Regninger til borgere og virksomheder opstår i de enkelte fagområder og håndteres af fagsystemerne. Ansvaret for regningsgrundlaget starter altså i fagsystemerne. Med inddrivelsessystemet PSRM sættes der nye standarder for, hvordan en regning skal oprettes, så den kan understøtte en digital opkrævningsproces med mulighed for oversendelse til inddrivelse i PSRM. Forudsætningen er en korrekt oprettelse af fordringer i fagsystemet.

Der arbejdes derfor fortsat målrettet på, at så mange processer som muligt understøttes på måder, som minimerer risiko for fejl i forhold til krav fra PSRM, eksempelvis regler for ’periode start/periode slut’ og stiftelsesdato.

Det kan være en omfattende opgave, kommunerne står overfor, idet der lokalt kan være forretningsområder, hvor der skal tilrettes i både debitor- og fagsystemer samt justeres i arbejdsgangene i fagområderne. Det forberedende arbejde stiller krav til lokal forankring og samarbejde mellem fagkontor, opkrævningskontor og it-leverandører forud for den tekniske tilslutning til PSRM af hvert enkelt forretningsområde.

Det vil være forskelligt fra kommune til kommune, hvilke indsatser der skal igangsættes på de 15 forskellige forretningsområder. Til at understøtte det lokale arbejde, har KL sammen med kommunale repræsentanter udviklet en drejebog og fire kommunale cases, hvor det er muligt at hente inspiration til såvel organisering af arbejdet som helt konkrete samarbejder mellem fagkontor og opkrævningskontor.

Drejebogen nederst skal bistå i det forestående arbejde med at onboarde kommunernes forretningsområder til PSRM - klik på den for at læse mere. 

Nye opgaver i kommunerne
KL og KOMBIT har gennem en tæt dialog med Gældsstyrelsen, leverandører og kommunerne afdækket, at kommunerne står overfor en række opgaver, der ikke kan isoleres til opkrævningsområdet.

Regninger til borgere og virksomheder opstår i de enkelte fagområder og håndteres af fagsystemerne. Tidligere har det været praksis at sende ubetalte regninger automatisk videre til debitorsystemerne og herefter videre til SKAT. Det er derfor en omfattende opgave, kommunerne står overfor, idet der skal tilrettes i både debitor- og fagsystemer samt justeres i arbejdsgangene i fagområderne.

I forbindelse med udfyldelse i kommunen er det afgørende, at fordringstype og tilhørende stamdata udfyldes korrekt (jf. den aktuelle bekendtgørelse). 

Det er imidlertid fagsystemet (og leverandøren af dette), som er ansvarlig for at sikre den systemmæssige understøttelse af nødvendige PSRM-stamdata.

Der arbejdes tillige målrettet på, at så mange processer som muligt understøttes på måder, som minimerer risiko for fejl i forhold til krav fra PSRM, eksempelvis regler for ’periode start/periode slut’ og stiftelsesdato.

Baggrund for styregruppen

Projektets styregruppe afspejler et bredt udsnit af kommuner ud fra størrelse og geografisk placering. Desuden er alle de tre debitorsystemer, der benyttes på det kommunale markedet, repræsenteret med en brugerkommune.

Styregruppens medlemmer:

• Pia Færch, Kontorchef for Digitalisering og Teknologi i KL
• Poul Ditlev Christiansen, Vicedirektør i KOMBIT
• John Johansen, Afdelingsleder regnskab og opkrævning, Horsens Kommune
• Frida Gísladóttir, Opkrævningschef, Frederiksberg kommune
• Kirsten Pilely, Kontorchef Økonomi og Effekt, Odense Kommune
• Jesper Staberg Thomsen, Leder af opkrævningen, Århus Kommune
• Lone Wolder, Leder af opkrævningen, Ålborg Kommune
• Poul Bonde, Leder af opkrævningen, Gladsaxe Kommune

Kommunal følgegruppe

Følgegruppen inddrages løbende i projektarbejdet, og gruppens arbejdsopgaver er bl.a. at bistå med fagligt input og rådgivning om behandling og prioritering af ændringsforslag fra kommunerne. Desuden drøftes og konkretiseres lovgivning/ændringer i samarbejde med KL i forhold til den kommunale praksis, hvorfor gruppen også bidrager til kvalitetssikring af det juridiske grundlag – ligesom de angiver, hvilke nye og ændrede forretningskrav til systemet, det bør give anledning til. Endelig fungerer følgegruppen som bindeled mellem projektet og kommunerne og kan derfor også deltage i kommunikationsaktiviteter.

Følgegruppens medlemskommuner:

• Horsens Kommune
• Københavns Kommune
• Århus Kommune
• Herning Kommune
• Randers Kommune
• Frederiksberg Kommune
• Gladsaxe Kommune
• Ålborg Kommune
• Tårnby Kommune

Spor 1: Juridisk præcisering af SKATs krav til kommunerne

Udviklings og Forenklingsstyrelsen har bedt Kammeradvokaten om at beskrive og medvirke til at definere filterkravene til PSRM. For at leve op til disse krav medfører det en lang række systemtilpasninger og ændring af forretningsgange i de mange kommunale fagområder.

Derfor vil KL i samarbejde med de kommunale eksperter indgå i det arbejde, og give Udviklings og Forenklingsstyrelsen samt Kammeradvokaten et modspil. Desuden giver det mulighed for at KL og KOMBIT kan være bindeled mellem kommunerne, de kommunale leverandører og Udviklings og Forenklingsstyrelsen, så alle parter i værdikæden repræsenteres. Det sker med henblik på smidig tilpasning, og at alle hensyn indtænkes i arbejdet.

Spor 2: Leverandørstyring og systemtilretning

KOMBIT varetager leverandørstyring, og sikrer dermed en koordineret indsats i forhold til at få de ca. 50 leverandører til at foretage systemtilretning af de i alt 120 systemer.

Indsatsen tilrettelægges i tæt samspil med de øvrige spor. Her vil det være særligt kritisk at vurdere, hvad der er mest optimalt i forhold til lovoverholdelse, udviklings/driftsomkostning og ressourcetræk i kommunerne.

Spor 3: Tilpasning af ØiR-snitfladen

ØiR-snitfladen har oprindeligt til formål at den enkelte kommune bliver uafhængig i relation til skift mellem Økonomisystemer og Debitorsystemer, og er en del af monopolbruddet og den nye fælles kommunale infrastruktur.

Ved at tilpasse ØiR-snitfladen, så den lever op til SKATs krav, vil kravene som dannes i fagsystemerne blive kvalitetssikret ved oversendelse til debitorsystemet. Det betyder, at fejl hurtigt identificeres i fagsystemet allerede inden det sendes til debitorsystemet. Derved rettes fejlen allerede i fagområdet. ØIR-snitfladen gør det muligt hurtigt at reagere i forbindelse med for meget udbetalt ydelse. Det nye er, at kommunen så kan modregne direkte i en kommende ydelsesudbetaling, fremfor at det sendes videre til SKAT og bliver til et inddrivelseskrav. 

Spor 4: Tilpasning af arbejdsgange

I takt med at de enkelte fagsystemer tilrettes til at håndtere de nye krav fra SKAT, skal kommunernes arbejdsgange på fagområdet ændres, og der er i den forbindelse behov for kompetenceudvikling af medarbejderne i fagområderne. En plan for dette arbejde skal koordineres med planen for systemtilretninger.