Aula videreudvikles løbende og typisk kommer der tre større og en række mindre opdateringer af Aula om året.
Indholdet af opdateringerne besluttes af Aulas styregruppe på baggrund af anbefalinger fra Aula faggruppe og med brug af data fra brugertilfredshedsundersøgelser.
Aulas prioriteringsmodel beskriver de principper, der bruges til at beslutte prioriteringen af videreudvikling af Aula.
Prioriteringen af tiltag til videreudvikling af Aula foregår efter følgende principper:
- Udviklingsbehov med henblik på driftssikkerhed eller lovmedholdelighed prioriteres altid højest.
- Aula udvikler kun funktionalitet med perspektiver for brugere i alle 98 kommuner, og ikke kun med henblik på en mindre gruppe af kommuner eller brugere.
- Aula skal være tilgængelig for både store og små målgrupper, men Aula udvikler som udgangspunkt ikke særlig funktionalitet til mindre målgrupper.
- Alle nye og tidligere ønsker/krav for udvikling af Aula, prioriteres indbyrdes på lige fod, og kan op- eller nedprioriteres løbende.
- Prioritering af ønsker/krav vil ske på basis af Aulas mission samt af ovenstående rammer og prioriteter, styregruppens løbende mål for Aula-løsningen, afvejning af værdi i forhold til omkostninger, med støtte fra brugertilfredshedsmålinger og anvendelsesstatistikker.
I praksis foregår styregruppens prioritering af Aulas videreudvikling efter følgende proces. Processen bliver løbende revideret og forbedret:
- Kommunerne indsender ønsker til Aulas videreudvikling til KOMBIT. KOMBIT grupperer de indkomne ønsker omkring det modul i Aula, som ønskerne vedrører.
- Aulas kommunale faggruppe drøfter løbende de temaer, der skal fokuseres på i kommende releases af Aula. Typisk har temaerne fokus på moduler i Aula, der skal forbedres. Prioriteringen af temaer tager afsæt i styregruppens beslutning af modulernes prioritering samt målinger af tilfredshed med modulerne. Aulas kommunale styregruppe beslutter temaerne for de kommende releases, på basis af faggruppens drøftelser.
- KOMBIT drøfter de indkomne udviklingsønsker fra kommunerne til de temaer/moduler, som er udvalgt, med personer fra de kommunale brugerpaneler. KOMBIT etablerer grovestimater på udviklingsønskerne, eventuelt med involvering af it-leverandøren på Aula. KOMBIT belyser eventuelle vigtige afhængigheder, risici eller kontraktuelle forhold.
- På baggrund af ovenstående drøfter Aulas kommunale faggruppe prioriteringen af udviklingsønsker under de valgte temaer/moduler med brug af Aulas prioriteringsmodel, og under hensyn til de forventede omkostninger. I prioriteringsmodellen får udviklingsønsker til et modul flere point:
- jo flere værdiskabelser i henhold til missionen udviklingsønsket understøtter
- jo vigtigere målgrupper i henhold til missionen udviklingsønsket understøtter
- jo vigtigere modul, som udviklingsønsket vedrører
- jo lavere brugertilfredshed, der er målt med hensyn til dette modul
Den samlede pointgivning jf de fire punkter ovenfor vurderes i forhold til estimat for de omkostninger, som det scorede vil medføre.
