Succesfuld implementering af DUBU i København

Københavns Kommune stod over for en kæmpe opgave, da de midt under coronakrisen skulle implementere et nyt it-system til 900 sagsbehandlere fordelt på ni enheder i Borgercenter Handicap og Borgercenter Børn og Unge.

Udrulning i én enhed ad gangen, afdelingsledere der tog ejerskab og kreativ uddannelse baseret på sagsbehandlernes egne sager var vigtige ingredienser, da Socialforvaltningen i Københavns Kommune med succes rullede DUBU ud over syv måneder i 2020.

DUBU 3.0 blev vendepunktet

Københavns Kommune havde oprindeligt planlagt ét samlet udbud på et sagsbehandlersystem inden for børne- og voksenområdet. Men lanceringen af DUBU 3.0 i januar 2019 fik kommunen til at ændre strategi, og man valgte DUBU til børne- og handicapområdet.

DUBU 3.0 var den første version, der inkluderede børnehandicapudredning, hvilket var helt afgørende for København. Desuden blev det lettere at arbejde med ICS-delen i DUBU 3.0, hvilket også vægtede højt, da København i forbindelse med ibrugtagningen af DUBU skulle ændre socialfaglig metode fra SOS til ICS.

“Med den forbedrede funktionalitet og de gode anmeldelser DUBU 3.0 fik fra andre kommuner, blev det svært at ignorere DUBU,” lyder det fra DUBU-projektleder i København, Lene Schøttrup Kristoffersen, der fortsætter:

“Samtidigt havde vi et ønske om at støtte op om et fælleskommunalt sagsbehandlersystem og blive en del af DUBU-familien.”

COVID-19 ændrede planerne

Efter planen skulle DUBU udrulles løbende i én enhed ad gangen over ca. tre måneder med superbrugere som de primære undervisere. De planer vendte COVID-19 op og ned på.

Da Mette Frederiksen lukkede Danmark ned d. 11. marts 2020, havde København kun nået at at tage DUBU i brug i to enheder og måtte nu holde pause frem til d. 18. maj. Det betød, at de 70 superbrugere, der var blevet uddannet i februar, ufrivilligt fik DUBU lidt på afstand. Og da man heller ikke længere kunne samle sagsbehandlerne fysisk til fælles uddannelse, måtte man tænke kreativt.

Løsningen blev, at den centrale digitaliseringsenhed i Socialforvaltningen og de to DUBU-ansvarlige, Jesper R. Nissen i Borgercenter Børn og Unge og Christoffer Slott i Borgercenter Handicap, i fællesskab gennemførte en online-uddannelse for Borgercenter Børn og Unge op til sommerferien og en fysisk uddannelse for Borgercenter Handicap efter ferien. Dermed kom udrulningen til at strække sig over syv måneder i stedet for de planlagte tre.

Selvom mange havde set frem til lokale undervisere i form af superbrugere, der i det daglige var tæt på kollegaerne i en enhed, var der også fordele ved den centralt styrede uddannelse.

Fordelen ved en centralt koordineret uddannelse var, at vi fik en ensartethed i undervisningen og dermed en fælles DUBU-referenceramme for alle sagsbehandlerne i Socialforvaltningen”, fortæller Christoffer Slott.

Kontor 412 kalder

Ved online uddannelserne frem mod sommerferien sad sagsbehandlerne alene på deres kontorer og deltog i en fem dages online undervisning via Teams. For at kompensere for den nærhed, dialog og hurtige hjælp, man oplever, når man samles fysisk i et undervisningslokale, blev der til hver runde uddannelse etableret en gruppe, bestående af hjælpere fra den centrale enhed og superbrugerne, der kunne supplere onlinetræningen med fysisk assistance ude på de enkelte kontorer. Dermed var der født et udrykningskorps af hjælpere, der susede rundt på gangene og ydede support, når en sagsbehandler ringede efter hjælp.

Uddannelse med genopretning af egne sager

De fem dages undervisning var tilrettelagt ud fra, at sagsbehandlerne skulle arbejde med egne sager direkte i DUBU – de to første dage i et uddannelsesmiljø og de tre sidste dage i produktionsmiljøet. Ved at basere træningen på egne sager blev uddannelsen meget arbejdsnær og fungerede desuden som en konvertering af sager fra det gamle system til DUBU. For at gøre træningen så operationel som mulig, og forberede sagsbehandlerne til hverdagen efter træningen, blev der fokuseret på at komme i dybden med den basale funktionalitet i DUBU, frem for at introducere brugerne til alle hjørner af systemet. Det måtte i stedet komme hen ad vejen.

I løbet af uddannelsen lykkedes det, med afsæt i en tydelig strategi og ledelsesmæssig opbakning, at genoprette 7300 sager til DUBU. Det betød, at sagsbehandlerne stort set nåede at oprette samtlige af deres sager under uddannelsesforløbet - og som en sidegevinst fik ryddet op i data, så de var valide fra start.

Positive erfaringer med DUBU

Efter et år er der stor tilfredshed i København med DUBU, der selvfølgelig, som alle nye store it-systemer, har krævet tilvænning.

Der er tale om et radikalt anderledes design, hvor sagsbehandlerne har skullet lære at orientere sig i en sag og udnytte DUBU’s smarte funktionalitet til at få overblik på tværs af sager,” siger Christoffer Slott.

Brugerne har også skullet vænne sig til at gå fra et traditionelt endimensionalt system, der på mange måder fungerer som et journaliseringssystem, til at arbejde i et flerdimensionelt system med mulighed for at håndtere aktiviteter, ydelser m.m.,” supplerer Lene Schøttrup Kristoffersen og fortsætter:

Det har været en vellykket implementering, bl.a. fordi det har været nemt for sagsbehandlerne at gå fra det gamle system til DUBU, og fordi systemet giver sagsbehandlere og ledelse nogle helt nye muligheder for at få overblik.”

Gevinster med DUBU

For Københavns Kommune handlede det ikke om at spare penge, da man besluttede sig for at gå over til DUBU. Det handlede i langt højere grad om at skabe tryghed og øget brugertilfredshed hos sagsbehandlerne og om at forbedre datakvaliteten i Borgercenter Handicap og Borgercenter Børn og Unge.

Der er målt på tre gevinstområder:

  1. Overblik for den enkelte sagsbehandler – både for enkeltsager og på tværs af sager
  2. Opfølgning på handleplaner
  3. Ledelsesinformation

For de to første områder er der allerede opnået store gevinster i form af sparet tid – fx bruges der nu i gennemsnit 27 minutter mindre pr. opfølgning, og med omkring 500 opfølgninger er det noget, der kan mærkes. Det samme gælder for overholdelse af frister, som også er forbedret markant.

Mht. ledelsesinformationen arbejdes der stadig på at optimere den information, der stilles til rådighed for de 30 afdelingsledere inden for børne- og handicapområdet. En af udfordringerne har været at få tilpasset informationen til de specielle forhold, der gør sig gældende i København pga.  kommunens størrelse.

Et andet område, hvor København ser frem til forbedringer i DUBU, er på handicapområdet, så både ansøgninger, afgørelser og opfølgninger bliver mere sammenhængende - både for den enkelte sagsbehandler og i forbindelse med ledelsesinformationen.

Gode råd til andre kommuner

Københavns Kommune har på baggrund af deres vellykkede implementering og ibrugtagning af DUBU samlet en række gode råd til andre kommuner, der planlægger at gå i gang med DUBU.

  • Det skal være folk fra egen organisation, der har ansvaret for implementeringen, og det skal også være egne folk, der underviser de nye brugere
  • Topledelse og resten af ledelseslaget skal tage ejerskab, især afdelingslederne skal være 100% kommittet og selv deltage aktivt i planlægningen samt udrulningen af DUBU
  • Man skal sørge for at have nogle lokale ildsjæle blandt superbrugerne, der kan fungere som bindeled mellem leverandøren af DUBU og egen organisation
  • I større kommuner anbefales det, at DUBU rulles ud én afdeling ad gangen og ikke som et Big Bang
  • Uddannelsen skal foregå i selve DUBU og skal basere på egne sager og benyttes til at konvertere sager fra det gamle system
  • Søg inspiration og gode råd hos sammenlignelige kommuner. København har haft stor glæde af at sparre med Aalborg Kommune.

DUBU benyttes i dag i 76 kommuner, og yderligere 6 kommuner har vist interesse for at benytte DUBU som fagsystem på området for udsatte børn og unge og for børn og unge med funktionsnedsættelse.

 

Kontakt

Chefkonsulent / Projektleder
3334 9412