Odense Kommune om implementering af debitorintegrationen: ”Vores bekymringer blev manet i jorden”

Læs her om Odense Kommunes oplevelse ifm. implementering af debitorintegrationen til FBS.

Under det tilbudte implementeringsforløb for debitorintegrationen var der en række ØS-indsigt-kommuner, som udskød implementeringen, fordi de afventede en betalingsløsning.

Betalingsløsningen ”Betal din kommune” er sidenhen blevet udviklet, leveret, testet og sat i drift hos blandt andet Odense Kommune, som ser positivt på løsningen og forløbet med at implementere debitorintegrationen til FBS.

Vi har stillet Søren Brodersen, systemadministrator på Cicero, og Steffen Nissen, leder af udviklingsenheden og BDI-styregruppemedlem – begge fra Odense Kommune – en række spørgsmål om de erfaringer, de har gjort sig op til, under og efter implementeringsforløbet.
 

Hvordan har I oplevet den nye betalingsløsning?

”Selve betalingsløsningen er ret simpel. Man logger ind med MitID, og så får man en liste over sine kommunale regninger, som kan betales med kort eller mobilepay. Betalingerne lander hurtigt hos vores opkrævningsafdeling og kan også ses i Cicero inden for kort tid, så det er effektivt,” fortæller Søren.

Odense Kommune gik til opgaven med at implementere debitorintegrationen ud fra en opfattelse af, at det på længere sigt vil bidrage til, at kommunen kan opkræve gæld som en samlet enhed, men var samtidigt opmærksomme på udfordringerne:

”En generel betalingsløsning betyder, at borgerne reelt set ikke længere betaler til bibliotekerne, men til kommunens opkrævningsafdeling. Det betyder, at deres gæld ændrer status og bliver sidestillet med anden offentlig gæld. Det har været en stor opgave at kommunikere dette til borgerne. Og der har også ligget en stor opgave i at klæde kollegerne på, så de har følt sig kvalificeret til at tage imod henvendelser fra borgere, men naturligvis også til at få borgerne til at forstå, hvorfor det er nødvendigt. Vi har været meget optaget af selve kommunikationsdelen, og det ser ud til at have båret frugt,” fortæller Steffen.
 

Så I har ikke oplevet nogen udfordringer under og efter implementering?

”Vi har ikke oplevet de store problemer under implementering af debitorintegrationen, og den nye betalingsløsning fungerer også virkelig fint. Et punkt, der dog har skabt udfordringer, er fakturaer til andre kommuner, men disse er enten allerede løst og ellers er der en løsning på vej. Skal vi pege på noget, der kunne have gjort forløbet lettere, så burde vi have haft en overordnet projektleder internt i Odense Kommune, der kunne have koordineret tingene på tværs, fordi der er mange processer, når man skal indføre sådan noget. Det havde givet mere ro i implementeringsforløbet og er helt klart noget vi vil anbefale andre kommuner at have,” fortæller Søren.

”Vi kunne hurtigt konkludere, at systemet fungerer rent teknisk, for vi kunne se, at borgerne allerede første dag var inde for at betale deres regning, og udover det, ser det faktisk også ud til, at de forestillinger vi måske kunne have omkring borgernes reaktioner, ikke var så alvorlige. Vi har fået rigtig mange henvendelser fra borgere, men fordi vi har kunne svare på de spørgsmål, der har været stillet, ser det i det store hele ud til, at forløbet er gået godt," uddyber Steffen.
 

Ja, for hvilke reaktioner har I fået fra borgere og personale?

”Det blev udråbt som en succeshistorie fra opkrævningen første dag vi førte noget over. De mange tusind mellemværender, vi havde samlet sammen, kom hurtigt ind, så selve overførelsesprocessen var ekstrem vellykket, og det var også her vi så, at folk begyndte at betale nærmest med det samme. Frontpersonalet i biblioteket var nervøse op til, men vi har ikke hørt meget fra dem efterfølgende, og intet nyt må være godt nyt,” fortæller Søren.

”Hvad angår borgerne, så har vi fået en hel del henvendelser, der handler om afklaring i forhold til en given regning, da nogle af mellemværenderne går lidt tid tilbage. Men vi har kun oplevet meget få, der har været direkte sure. Deres reaktioner har faktisk oftest været mest spørgende – og de fleste forstår godt, hvad det handler om. Selvom de kan være uenige, så forstår de det godt,” supplerer Steffen.
 

Hvilke råd vil I give til andre kommuner, der er på vej i drift?

Søren og Steffen er ikke i tvivl om, at borgerne med tiden vil affinde sig med den nye måde at betale deres mellemværender på, hvorfor de også opfordrer andre biblioteker til at implementere debitorintegrationen.

”Vi er ikke blinde for den opgave, der stadig pågår. Vi skal finde en god proces for, hvordan vi vender borgerne til at betale deres biblioteksmellemværender på den nye måde. Vi er godt klar over, at det kan være en udfordring for de borgere, der er digitalt udfordrede, og for de borgere, som gerne vil betale deres mellemværende med det samme på biblioteket. Her vil det gavne os alle, hvis vi kan dele viden og erfaring på tværs af kommuner,” fortæller Søren.

”Kommunikationen er afgørende, og vi deler gerne vores materiale og fund. Derudover er det væsentligt, at man tidligt i processen får etableret et samarbejde med sin egen opkrævningsafdeling, da de er et vigtigt led. Og selv om vi i denne proces har haft et super godt samarbejde med vore samarbejdspartnere fra flere forvaltninger internt i Odense Kommune – og transformationsprocessen er gået godt og gnidningsfrit – så vil vi råde andre til at overveje at etablere en egentlig projektlederfunktion i forløbet," understreger Steffen igen.

”Alt i alt er det med til at gøre vores hverdag nemmere, når sådan noget fungerer, for så kan man bruge tid på nogle af sine andre opgaver, og derfor hjælper vi selvfølgelig gerne andre kommuner i den retning,” afslutter Steffen.
 

Vil du vide mere?

Hvis du eller din kommune ønsker at høre mere om Odense Kommunes forløb med implementering af debitorintegrationen, kan I række ud til:

  • Systemadministrator Søren Brodersen, Odense Kommune (soeb@odense.dk)

Og I er som altid også velkomne til at henvende jer til os i KOMBIT via bibsys@kombit.dk.

 

Kontakt

Chefkonsulent / It-konsulent
3334 9475