FAQ for leverandører

Ofte stillede spørgsmål til FBS-udbuddet

Nedenfor finder du en række spørgsmål og svar vedr. det kommende udbud af Fælles Bibliotekssystem (FBS) målrettet leverandører.

Generelt

KOMBIT sendte FBS i udbud den 5. april 2024. Tilbudsfristen for modtagelse af prækvalifikationsansøgninger i EU-Supply er den 6. maj 2024.

Resultatet af prækvalifikationen offentliggøres den 21. maj 2024, hvorefter KOMBIT afholder informationsmøde for de prækvalificerede leverandører i løbet af uge 21.

Frist for aflevering af indledende tilbud er den 14. juni 2024 med forhandlingsrunde i uge 34 og 35. Det endelige tilbud skal være afgivet den 25. oktober 2024, og KOMBIT forventer, at kontrakten vil være underskrevet den 2. december 2024.

Du kan læse mere om udbudsprocessen her.

KOMBIT har valgt udbud med forhandling. Det betyder, at når KOMBIT har modtaget indledende tilbud fra de prækvalificerede leverandører, afholdes der forhandling med hver tilbudsgiver. 

Typisk afsættes en dag til kommunikation med hver leverandør, hvor de får kommentarer og kan stille spørgsmål. Herefter offentliggøres alle spørgsmål/svar.

Hvis forhandlingerne giver anledning til rettelser i kravmaterialet, opdateres og genudsendes det. Samtidig får tilbudsgiverne mulighed for at forbedre tilbuddet, så det endelige tilbud i højere grad opfylder KOMBITs specifikke ønsker.

KOMBIT modtager det endelige tilbud fra leverandørerne. Der kan være enkelte leverandører, der vælger ikke at indsende et tilbud. Herefter foretages en evaluering af de indkomne tilbud op imod de evalueringskriterier, der er indeholdt i udbudsmaterialet.

Du kan læse mere om udbudsprocessen her.

KOMBIT stiller krav om biblioteksfaglig viden, økonomisk formåen, skalerbarhed og erfaring med sikker drift. Der vil, som i alle KOMBITs udbud, være krav til økonomisk kapacitet med henblik på forsyningssikkerhed for et system, der understøtter driften på alle kommunale biblioteker.

Skal generelt leveres på dansk. Dokumentation til brugere (bibliotekarer og elever/lærere, som skal benytte Skole OPAC) skal leveres på dansk. Dog forventes det, at dokumentation af teknisk karakter kan være på engelsk. 

KOMBIT vægter ligebehandling højt. Bl.a. forventes det, at kvaliteten af systemet vil veje tungest i tildelingsmodellen og mere end fx implementeringsprocessen.

Ja. Der skal prækvalificeres tre leverandører. Deadline for ansøgning til prækvalifikation er den 6. maj 2024.

Funktionalitet

Arbejdsdelingen er, at bibliotekerne i FBS LMS varetager de administrative opgaver som materialeindkøb og -håndtering, lånerhåndtering, fjernlån, statistik osv. Derudover anvendes FBS LMS også til fremsøgning af materiale, reservation, booking mv. Det er udelukkende bibliotekarer og administrativt personale, der anvender FBS LMS.

De lokale og nationale portaler (Folkebibliotekernes CMS, bibliotek.dk, netpunkt.dk, Biblioteket app) er målrettet lånerne. Det er her lånerne kan fremsøge materiale, foretage reservation af materiale, se mellemværende, rette brugerprofil mv.

Skoleportalen er målrettet skolebiblioteksområdet og anvendes af lærere og elever til fremsøgning af materiale, reservation, bookinger mm. Derudover findes en selvbetjeningsløsning til udlån og aflevering. Både Skoleportalen og selvbetjeningsklienten er en del af FBS.

KOMBITs Fælles Kommunale Infrastruktur (FKI) håndterer adgangsstyringen af medarbejdere, CPR-opslag, integration til de kommunale økonomisystemer i forhold til faktura og debitor, samt overførsel af data til Danmarks Statistik og Ledelsesinformationssystemer.

Fælles Biblioteksinfrastruktur (FBI) og databrøndkomplekset består af databaser, services og processer til fremsøgning, registrering, sammenkædning af bibliotekernes katalogposter, fysiske og digitale samlinger til brug for præsentation i en grænseflade. Udover bibliografiske poster og materialeforsider indeholder databrøndkomplekset også informationer om bibliotekernes beholdninger samt administrative og institutionelle parametre, der bruges til at konfigurere væsentlige dele af den nationale biblioteksinfrastruktur. Det enkelte bibliotek vedligeholder i hovedsagen egne grunddata (suppleret med data fra Slots- og Kulturstyrelsen).

KOMBIT vil gerne præcisere, at når der nævnes mobile platforme til et fremtidigt FBS, så tænkes der specifikt på medarbejdernes arbejdsredskab, altså funktionalitet til indkøb, udlån, aflevering, booking mv. Der ønskes altså en webbaseret løsning, som er uafhængig af det OS, der benyttes af de pågældende medarbejdere. Der ønskes ikke en installeret klient.

Skole OPAC er i dag allerede webbaseret, hvilket fortsat ønskes.

Skoleportalen (Skole OPAC) er "Brugergrænsefladen til lærer og elever til håndtering af søgning/inspiration/udlån/aflevering". Den nuværende Skole OPAC omfatter bl.a. booking.

Der er ikke planer om at stille eksplicitte krav om, at leverandøren skal tilbyde og vedligeholde to booking flows. Hvis leverandøren kan tilbyde en brugervenlig fælles løsning for bibliotekspersonale og lærere, som opfylder begge brugergruppers behov, og kan tilgås af begge parter via rettighedsstyring e.l., vil det være at foretrække.

Det forventes, at RDA vil blive indfaset på biblioteksområdet i Danmark i løbet af kontraktperioden.  

KOMBIT har en forventning om, at løsningen skal indeholde udlån/aflevering samt søgning og inspiration for lærere og elever på skoleområdet. På folkebiblioteksområdet vil der være tale om tredjepartsleverandører, som håndterer bibliotekernes website (Folkebibliotekernes CMS) og selvbetjeningsløsninger fra kommercielle leverandører.

En stor leverandør og tre mindre. Udbud af materiale til folkebibliotekerne og skoleområdet er underlagt udbudsreglerne. Hertil kommer lokale indkøb fra lokale leverandører samt enkelte forlag som leverer direkte til skolerne.

Arkitektur

I dag via snitflade til SIP2-Automater & RFID-scannere.

Databrøndkomplekset tilgås via API’er. 

Implementering

Leverandøren har ansvaret for en succesfuld udrulning og implementering af systemet hos alle anvendere af systemet. Leverandøren skal udrulle systemet i henhold til en udrulningsplan, der blandet andet sikrer:

  • at systemet udrulles til alle anvendere over en kortest mulig periode.
  • at alle anvendere kan styre, planlægge og sikre fremdrift af egen indsats og gennemføre implementeringen effektivt og succesfuldt, fx gennem rettidig og tilstrækkelig kommunikation og inddragelse.
  • at leverandøren, KOMBIT og anvenderne kan udrulle og implementere systemet effektivt med færrest mulige ressourcer.
  • at anvenderne belastes mindst mulig og har et minimum af produktionstab i forbindelse med udrulning og implementering af systemet.
  • at leverandøren, KOMBIT og øvrige tredjepartsleverandører har tilstrækkelig kapacitet til styring, støtte og fejlhåndtering af de kommuner, der udruller samtidigt.

Leverandørens udrulnings- og implementeringsbistand er kravsat til blandt andet at omfatte implementerings- og kommunikationsplaner samt risikolog, undervisning af superbrugere og systemadministratorer, netværksmøder, konkrete trin-for-trin opgavebeskrivelser samt ealy life support.

Leverandøren skal levere et uddannelseskoncept opbygget omkring ’træn-træneren’-konceptet, hvor leverandøren underviser hhv. systemadministratorer og superbrugere, mens superbrugerne underviser brugerne lokalt. Leverandøren skal leverer uddannelse og uddannelsesmateriale, der blandt andet sikrer:

  • at brugerne får viden og færdigheder til at anvende systemet korrekt og effektivt.
  • at brugerne oplever tryghed og tillid til systemet og dets processer.
  • at brugerne oplever, at uddannelsen er tilpasset deres lokale arbejdsgange og systemlandskab.

Leverandøren skal derudover tilbyde en række tilkøbsydelser, fx konfigurationsbistand eller ekstra undervisning af brugere.

Drift

Muligheden for løbende releases. KOMBIT ønsker en leverandør, der kan release funktionalitet hyppigt, så ny funktionalitet kan deployes hurtigt. Modsat ønsker KOMBIT ikke mange releases uden reelt indhold.

First line support er navngivne bibliotekarer (systemadministratorer) i hver kommune (to eller flere i større kommuner). I nuværende support set up findes 358 navngivne brugere i kommunerne, som må kontakte leverandørens support. Dvs. at der i hver kommune foregår en visitation af henvendelser fra medarbejdere, inden relevant leverandør-supportorganisation kontaktes.

Driftskontrakten kan af KOMBIT opsiges helt eller delvist med mindst seks måneders varsel til ophør ved udgangen af en kalendermåned - dog tidligst til ophør 24 måneder efter overtagelsesdagen. Ved en sådan hel eller delvis opsigelse før driftskontraktens automatiske udløb, som er efter 48 måneder, betaler KOMBIT et exit-fee.

Infrastrukturdrift, applikationsdrift og servicedesk kan opsiges særskilt.

Tilbudsgiver kan byde med løsning baseret på cloud.

Katrine von Feiesleben
Projektleder
Børn, Kultur, Social og Sundhed

Læs om udbudsprocessen her

Tilmeld dig nyheder om Bibliotekernes Data og It

Felter med (*) skal udfyldes