KSD FAQ - funktionalitet

Se de oftest stillede spørgsmål og svar om KSD her på siden.
Er der adgang til afsluttede sager fra KMD Dagpenge?

Der konverteres sager fra KMD Dagpenge, hvor retten til sygedagpenge er ophørt i konverteringsåret eller inden for de foregående 3 år. Hvis konverteringstidspunktet fx er i år 2020, konverteres alle afsluttede sager, hvor den sidste dag med ret til sygedagpenge er større end den 31.12.2016. Der vil være adgang til de dokumenter, som har ligget i KMD Doc2Archive og som vedrører en konverteret sag.

Hvordan håndteres dokumenter i KSD?

Alle dokumenter, der vedrører en sag i KSD, ligger på selve sagen.  Dokumenterne kan åbnes og læses og kan evt. printes, og de kan også vedhæftes som bilag i kommunespecifikke breve. Størstedelen af dokumenterne overføres til sagerne fra NemRefusion. Dokumenter, som er modtaget som indgående post i kommunen, tilknyttes sagen af sagsbehandleren. Dokumenter kan tilknyttes en sag, så længe den ikke er lukket. 
Fejlagtigt tilknyttede dokumenter kan fjernes manuelt af sagsbehandleren.

Vi har egne breve – kan vi bruge dem i KSD?

Kommunen skal bruge egne breve i de situationer, hvor en sag er overgået til manuel behandling og derfor ikke er dækket af KSD’s standardbreve. Disse breve kaldes i KSD for kommunespecifikke breve. For at kunne bruge egne breve i KSD, skal brevene oprettes i en formular i KSD. Det er kommunens lokale administrator, der kan oprette breve i formularen. 

Når man anvender et kommunespecifikt brev i KSD, vil brevet automatisk få påført brevhoved, herunder byvåben, afsenderoplysninger mv. Det er oplysninger, der redigeres i KSD af kommunens lokale administrator, og som går igen på både standard og kommunespecifikke breve. På den måde bliver vedligeholdelsen af disse oplysninger enkel.

Arkivering og klagesager – hvordan håndteres det i KSD?

KOMBIT har for Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD) afklaret med Statens Arkiver, at der ikke er arkiveringspligt for sagsdata, journalnotater og dokumenter, der registreres i KSD. Det betyder, at KSD automatisk sletter lukkede sager, når kassationsfristen indtræffer. Undtaget herfra er sager, der er opmærket som regres-, kontrol- eller klagesag.
Der er arkiveringspligt for klagesager på området. Selve sagsbehandlingen af klagesagen håndteres uden for KSD. Til brug for klagesagen kan KSD klargøre en sag til klagesagsbehandling. Sagsbehandleren præsenteres for en liste af dokumenter og journalnotater, som kan vælges til og fra, og sagen opmærkes med at der kører en klagesag. Udtrækket af dokumenter og journalnotater kan efterfølgende gemmes og indlæses i kommunens eget ESDH-system til videre behandling.

Hvordan får vores revision adgang til sagsoplysninger i KSD?

Man kan tildeles forskellige rettigheder i KSD afhængigt af behov. Revisionen vil typisk skulle have adgang til at se sagsoplysninger, herunder journalen. Derfor vil rollen Informationssøgende medarbejder, som netop giver læseadgang til sagsoplysninger og journalen, være den bedst egnede.

Hvilke nye opgaver kommer i Mit Sygefravær i forbindelse med KSD?

Med udrulningen af KSD tilføjes følgende nye opgaver i Mit Sygefravær:

  1. Svar på partshøring (oplysningsskema)
  2. Afgivelse af supplerende oplysninger (manglende beskæftigelseskrav)
  3. Samtykke til flytning af sag (når borger flytter til ny kommune under sygefraværet)
  4. Udstilling af øvrige breve (afgørelsesbreve, udbetalingsspecifikationer, kommunespecifikke breve mv.)
  5. Indberetning af delvist genoptaget arbejde

Opgaverne 1-5 er kun tilgængelige i Mit Sygefravær for sygemeldte, som bor i en KSD-kommune, idet initeringen/oprettelsen af opgaven kræver integration til det nye fagsystem, KSD. Dog er det muligt at fortsætte med at indberette delvist genoptaget arbejde, selvom den sygemeldte flytter til en ikke-KSD kommune.

Når udrulningen af KSD er gennemført, og alle kommuner anvender KSD (kaldet delleverance 3 i Mit Sygefravær), tilføjes yderligere to oplysninger i selvbetjeningsløsningen:

  1. Borger kan se status på egen sag
  2. Borger kan se sagens data
Hvordan ændres kommunikationen mellem Mit Sygefravær og kommunen, når KSD går i drift?

Idet der ikke er integration mellem Mit Sygefravær og det nuværende fagsystem KMD Dagpenge, sendes borgerens besvarelser i dag til kommunen via sikker mail.

Mens udrulningen af KSD pågår, vil der være to fagsystemer som kører parallelt, indtil alle kommuner anvender KSD. Det betyder, at der er forskellig kommunikation mellem Mit Sygefravær og kommunen, alt efter om kommunen er konverteret til KSD eller ej.

Når udrulningen af det nye fagsystem KSD begynder, vil der være integration mellem KSD og Mit Sygefravær. Dette betyder, at borgerens besvarelse (hvad angår de fleste af opgaverne i selvbetjeningsløsningen), vil blive sendt direkte til sagen i KSD i de kommuner, som anvender KSD.

Nedenfor er de enkelte opgaver i Mit Sygefravær nævnt med angivelse af, om borgerens besvarelse sendes direkte ind på sagen i KSD eller til kommunens sikre mailadresse:

Følgende gælder for KSD-kommuner i udrulningsperioden:

  • Kommentar til arbejdsgiverens/a-kassens oplysninger: Sendes direkte til KSD
  • Ansøgning om sygedagpenge: Sendes direkte til KSD
  • Oplysningsskema: Sendes direkte til KSD
  • Uploadet dokumentation: Sendes til kommunen via sikker mail
  • Svar på partshøring: Sendes direkte til KSD
  • Afgivelse af supplerende oplysninger: Sendes til kommunen via sikker mail
  • Indberetning af delvist genoptaget arbejde: sendes til kommunen via sikker mail
  • Samtykke til flytning af sag (når borger flytter til ny kommune under sygefraværet): Sendes direkte til KSD
  • Udstilling af øvrige breve (afgørelsesbreve, udbetalingsspecifikationer, kommunespecifikke breve mv.): Borgeren kan ikke svare på disse breve via løsningen (dvs. kun “læseadgang”).

Dvs. de fleste opgavebesvarelser sendes i udrulningsperioden direkte til sagen i KSD-kommuner, med undtagelse af uploadede dokumenter, indsendelse af supplerende dokumentation og delvist genoptaget arbejde. Disse sidstnævnte opgavebesvarelser sendes via sikker mail (dvs. til den mailadresse, virkadministratoren har indtastet i NemRefusions administrationsmodul, og som kommunen allerede i dag anvender til modtagelse af besvarelser fra Mit Sygefravær). Baggrunden herfor er, at det er eneste måde hvorpå det kan sikres, at oplysningerne tilgår den korrekte kommune i tilfælde, hvor en borger flytter fra en KSD-kommune til en KMD Dagpenge kommune, eller omvendt.

Det er derfor vigtigt, at kommunen fortsætter med at tjekke mailboksen i udrulningsperioden.

I de kommuner, der anvender KMD Dagpenge, vil besvarelser fra Mit Sygefravær (uanset opgavetype) fortsat blive sendt med sikker mail.

Først når udrulningsperioden er overstået og alle kommuner anvender KSD, vil alle besvarelser fra Mit Sygefravær blive sendt direkte til sagen i KSD. Dvs. først på dette tidspunkt vil kommunen ikke længere modtager besvarelser fra Mit Sygefravær via sikker mail.

Hvad hvis den sygemeldte flytter fra en kommune, som anvender KSD, til en kommune der ikke har fået KSD (og vice versa)?

Idet KSD udrulles i bølger, vil KSD og KMD Dagpenge køre parallelt, indtil den sidste kommune er konverteret ind i KSD. Det betyder, at der vil være situationer, hvor en sygemeldt borger flytter til/fra kommuner med hver deres fagsystem. Du kan læse mere om hvordan KSD håndterer flytninger – både under og efter udrulningen – i pixien ”Sådan håndteres flytninger mellem kommuner med KMD Dagpenge og KSD”.

Hvis en sygemeldt flytter mellem en KSD- og en KMD Dagpengekommune, har det også betydning i forhold til Mit Sygefravær. KSD har integration til Mit Sygefravær, men der er ingen integration/kommunikation mellem Mit Sygefravær og KMD Dagpenge. For at tage højde for, at borgere i udrulningsperioden flytter fra en KSD-kommune til en KMD Dagpengekommune (og omvendt) under et sygefravær, er der enkelte af opgavebesvarelser fra Mit Sygefravær, der i hele KSD-udrulningsperioden vil blive sendt til kommunen via sikker mail.
Dette gælder:
• Når en borger uploader dokumentation til sagen
• Når en borger indberetter delvist genoptaget arbejde
• Når en borger svarer på kommunens anmodning om at indsende supplerende dokumentation (til opgørelse af beskæftigelseskravet)

Derfor er det vigtigt, at kommunens sagsbehandlere fortsætter med at opretholde den sikre mailadresse og tjekke den tilhørende mailboks i hele udrulningsperioden, selv om kommunen selv er overgået til KSD. Først når udrulningsperioden er overstået, og alle kommuner anvender KSD, vil der ikke længere blive sendt besvarelser fra Mit Sygefravær via sikker mail.

Sker der ændringer vedr. undtagelse af borgere fra selvbetjening i Mit Sygefravær?

Når KSD går i drift ændres der ikke på, hvordan sygemeldte borgere undtages for digital selvbetjening i Mit Sygefravær. Hvis en borger bevilges undtagelse fra at betjene sig digitalt i Mit Sygefravær, opretter sagsbehandleren præcis som i dag undtagelsen i undtagelsesregisteret. Undtagelsesregisteret tilgås fortsat via NemRefusion. Læs evt. vejledningen vedr. undtagelse her.

Hvordan og hvornår kommunikerer KSD med kommunens jobcentersystem? 

Lige som i dag vil der være integration mellem KSD og kommunens jobcentersystem. Når KSD bevilger sygedagpenge, og der ikke er en sidste fraværsdag registreret, sender KSD automatisk besked til jobcentret om, at der er en ny sag til opfølgning. 

Du kan læse mere om hvordan og hvornår KSD kommunikerer med jobcentret i pixien ”Samspil mellem jobcentersystemet og KSD”.

Er der ”lister” i KSD?

I dag kan man udtrække en række lister i Dagpengesystemet. Det bliver anderledes med KSD. I KSD vil der være hurtig adgang til en række rapporter, der skal dække basisbehovet for ledelsesinformation. Rapporterne erstatter de nuværende lister, men der er lister, der pga. KSD’s funktion ikke længere er relevante. Eksempelvis vil tilgodehavendelisten ikke længere være relevant, da KSD automatisk ”afskriver” refusion, som ikke er søgt inden for fristen. Data til rapporterne er opdateret med dagsfriske data. Det betyder, at data, der er gemt i KSD senest dagen før rapporten udtrækkes, indgår i rapporten.

Skal man genåbne en sag, når den sygemeldte har haft ferie?

Nej, idet KSD holder selv styr på, hvilke dage der skal udbetales for, og hvilke dage der skal tælle med til varighed, forbliver en sag åben, selvom der fx er ferie. Dvs. KSD kan håndtere ”pauser” i en sag.

 

Kontakt

Chefkonsulent / It-konsulent
3334 9443