KOMBITs privatlivspolitik - test

Når KOMBIT håndterer data om personer, er det til enhver tid i overensstemmelse med nedenstående privatlivspolitik.

Gå til information om:

 

Formålet med KOMBITs privatlovspolitik

Formålet med denne privatlivspolitik er at informere dig om KOMBITs behandlinger af dine personoplysninger, hvad enten vi har registreret dig som kontaktperson i relation til en specifik kommune eller leverandør eller som ekstern konsulent/ eventdeltager/ nyheds-abonnent/ hjemmesidebesøgende, medarbejder eller bestyrelsesmedlem.

I både EU-regi og på nationalt plan er der nemlig regler for, hvordan man må behandle oplysninger om identificerbare personer. Reglerne findes primært i den såkaldte databeskyttelsesforordning og den danske databeskyttelseslov.

Vi er dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

KOMBIT er dataansvarlig og således i databeskyttelsesretlig forstand egentlig ansvarlig for lovmedholdeligheden af en række behandlinger af personoplysninger. Behandlingerne er nærmere beskrevet i oplysningsskemaerne nedenfor. Det sker med henblik på at give dig et overblik over, hvordan KOMBIT i praksis behandler dine personoplysninger.  

Er din rolle over for KOMBIT på den ene eller anden måde ekstern, omhandler oplysningerne alene dig i relation til dine arbejdsfunktioner. Som eksempel kan nævnes navn, arbejdsområder, arbejdstelefonnummer og -e-mail. 

Herudover vil der blive behandlet personoplysninger om dig, når du tilgår KOMBITs hjemmeside og siger ”ja tak” til lagring af de såkaldte statistiske cookies og/eller marketingscookies.

KOMBIT har en databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis primære opgaver er at rådgive om reglerne på databeskyttelsesområdet og føre tilsyn med KOMBITs behandlinger. Hvis du som registreret har spørgsmål til KOMBITs privatlivspolitik, spørgsmål til dine rettigheder eller til KOMBITs håndtering af dine personoplysninger, kan du kontakte KOMBITs DPO på:

Tlf.: 3334 9458

E-mail: DPO-post@kombit.dk

Dine rettigheder

Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder, når KOMBIT behandler oplysninger om dig. 

Du har ret til at anmode om indsigt i de oplysninger, KOMBIT behandler om dig, ligesom du har ret til at anmode om at få rettet urigtige oplysninger om dig og i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig.

Herudover har du i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger.

Endelig har du ret til at anmode KOMBIT om, at du modtager dine oplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Læs mere om, hvordan du gør brug af dine rettigheder.

Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Ønsker du at klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, KOMBIT behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Ændring af denne privatlivspolitik

KOMBITs privatlivspolitik bliver løbende ændret, når det er nødvendigt. Du kan altid se, hvornår politikken sidst er blevet opdateret samt versions nr. nedenfor

Version 1.0, juni 2021.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi og hvorfor?

Når du er abonnent på vores nyhedsmail eller besøger vores hjemmeside, håndterer vi dine oplysninger således:
Tilmelding til nyhedsbreve

Typer af personoplysninger:
- E-mail

Formål:
At sende abonnenterne nyheder om vores projekter og lign.

Retsgrundlag:
Vi behandler oplysninger, hvis den registrerede tilmelder sig nyhedsbrevet og samtykker til behandlingen af oplysningerne, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Dette samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at afmelde nyhedsbrevet igen.

Opbevaringsperiode:
Oplysningerne slettes, når abonnenten framelder sig nyhedsmailen.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades og overføres til MailChimp.

Rammerne for databehandlingen er beskrevet her.

Overførslen af personoplysninger til Mailchimps hviler på de såkaldte Standard Contractual Clauses.

Lagring af Cookies

Typer af personoplysninger:
- IP-adresse
- Aktiviteter på hjemmesiden

Formål:
At give de hjemmesidebesøgende den bedst mulige oplevelse af hjemmesiden.

Retsgrundlag:
Vi behandler oplysninger, hvis den registrerede samtykker til det, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Dette samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.  Se vejledning og læs mere her.

Opbevaringsperiode:
Se information om opbevaringsperioden via Cookie-information, som tilgås via den grønne cookie-knap i nederste venstre hjørne af siden og ”Vis detaljer.”

Videregivelse og overladelse:
Kun et fåtal af de nødvendige og funktionelle cookies, som benyttes på, sitet indsamler egentlige persondata.
Drupal, Amazon og Akamai understøtter udelukkende teknisk drift, mens Mailchimp kun indsamler persondata i forbindelse med tilmelding til nyhedsbreve og eksplicit samtykke og Cookieinformation gemmer dine præferencer omkring håndteringen af netop cookies.

Alle øvrige cookies er valgfrie, og vi arbejder på at nedbringe antallet af disse. Du kan fravælge disse ved at vælge ”KUN FUNKTIONELLE” via den applikation, som åbnes via den grønne cookie-knap i hjemmesidens nederste venstre hjørne.

Når du ønsker at blive tilmeldt eller deltager i et af vores events, håndterer vi dine oplysninger således:
Tilmeldinger til events

Typer af personoplysninger:
- Navn
- Titel / stilling
- Ansættelsessted
- Arbejdsområde
- E-mail
- Kost præferencer

Formål:
At muliggøre afholdelse af arrangementer, herunder at håndtere til- og afmeldinger.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores kontraktretlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

Herudover behandler vi almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse i at kunne håndtere til- og afmeldinger i forbindelse med arrangementer, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode:
Oplysningerne opbevares i vores system Conference Manager i 24 måneder.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades til Conference Manager.
 

Når du er bestyrelsesmedlem for KOMBIT, håndterer vi dine oplysninger således:
Udsendelse af bestyrelsesmateriale til KOMBITs bestyrelse

Typer af personoplysninger:
- Navn
- Kontaktoplysninger
 

Formål:
At kunne fremsende mødemateriale til bestyrelsesmøder.
 

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores kontraktretlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

Opbevaringsperiode:
Data slettes fra vores system First Agenda, når det pågældende medlem ikke længere er i bestyrelsen.

Bestyrelsesperioden er 4-årig med mulighed for genvalg.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades til First Agenda.
 

Når du er kontaktperson i en kommune eller hos en af vores leverandører, håndterer vi dine oplysninger således:
Registrering af kontaktoplysninger på leverandører og kommuner, udarbejdelse af distributionslister og lignende

Typer af personoplysninger:
- Kontaktoplysninger
- Digitale fodspor
 

Formål:
At skabe overblik via vores CRM-løsning og metadatabase, herunder at kommunikere med og yde forskellige services over for interessenter.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores kontraktretlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

Herudover behandler vi almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse i relation til vores løbende kommunikation og samarbejde med interessenter, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode:
Personoplysningerne bliver slettet i vores CRM-løsning, når kontaktpersonen har været deaktiveret i mere end tre måneder.

Det gennemgås månedligt om en kontaktperson har været deaktiveret i mere end 3 måneder.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne i CRM-løsningen overlades og overføres til Microsoft.

Overførslen af personoplysninger til Microsoft hviler på de såkaldte Standard Contractual Clauses.

Personoplysningerne i vores metadatabase overlades til InfraTeam.

Facilitering af videndelingsgrupper og lignende

Typer af personoplysninger:
- Fotos

- Navn
- Stilling
- Kontaktoplysninger
- Ansættelsessted (kommune)

Formål:
At fremme videndeling og kommunikation imellem kommunerne, herunder give dem mulighed for at gå i dialog med hinanden.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores kontraktretlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

Herudover behandler vi almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse i relation til vores løbende kommunikation og samarbejde med interessenter, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode:
Oplysningerne opbevares så længe deltagerne er en del af vores Yammer-netværk.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades og overføres til Microsoft.

Overførslen af personoplysninger til Microsoft hviler på de såkaldte Standard Contractual Clauses.

Udsendelse af implementeringsopgaver til kommunerne

Typer af personoplysninger:
- Kontaktoplysninger både i forhold til opgaveindhold og -løsning. (primært navn og e-mails)
- Kontaktpersonens aktiviteter i forbindelse med opgaveudførelsen

Formål:
At udsende opgaver, som kommunen skal løse i relation til ibrugtagning af it-løsning

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse i relation til vores løbende kommunikation og samarbejde med interessenter, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode:
Det er kommunerne selv der sletter og opdatere personoplysninger. KOMBIT kan ved henvendelse bistå kommunerne heri.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysninger overlades til Phases Aps.

Når du er eksternt ansat eller konsulent ifm. udbud eller en konsulentydelse, håndterer vi dine oplysninger således:
Gennemførelse af udbud

Typer af personoplysninger:
- Navn
- Stilling
- Ansættelses-sted
- Kontaktoplysninger
- CV’er
- Straffeattester

Herudover kan vi indsamle, registrere og behandle andre personoplysninger, hvis det er relevant for kontraktforholdet, herunder legitimt og sagligt.

Formål:
At gennemføre udbud, herunder kontakte tilbudsgiver, dokumentere oplysninger i ESPD samt vurdere ansøgninger ved prækvalifikation og evaluering af tilbud.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger, da det er nødvendigt for at gennemføre udbuddet, eller såfremt det er nødvendigt for at overholde KOMBITs forpligtelser eller rettigheder i henhold til anden lovgivning, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1 og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og c.

Vi behandler almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse i forbindelse med gennemførelse af udbud, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, og databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Vi er i henhold til udbudsloven forpligtet til at indhente specifikke personoplysninger til brug for den dokumentation, der samles i udbudsdokumentet (det såkaldte ESPD). Formålet er at kontrollere, at selskaber og personer ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde og evt. frivillige udelukkelsesgrund.

Der kan i den forbindelse være krav om, at vi indhenter straffeattest vedrørende bestyrelsesmedlemmer og direktionsmedlemmer hos tilbudsgivere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10.

Opbevaringsperiode:
Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger under hele udbudsprocessen.

KOMBIT behandler som udgangspunkt dine personoplysninger under hele kontraktforholdet samt i en periode på 3 år plus indeværende år efter kontraktforholdets ophør.

Oplysninger som behandles i forbindelse med gennemførelse af udbud, og som ikke efterfølgende fører til indgåelse af en kontrakt vil som udgangspunkt blive slettet efter udløb af klagefristen.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades til EU-supply Holding AB, som opererer efter direkte instruks fra os via indgåede databehandleraftaler.

Kontraktindgåelse

Typer af personoplysninger:
- Navn
- Stilling
- Kontaktoplysninger
- CV

Herudover kan vi indsamle, registrere og behandle andre personoplysninger, hvis det er relevant for kontraktforholdet, herunder legitimt og sagligt.

Formål:
At indgå og administrere kontraktforholdet samt dokumentere kontraktpartens forpligtelser.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger, da det er nødvendigt for at indgå kontrakten og opfylde kontrakten, eller hvis det er nødvendigt for at overholde vores eller kontraktpartens forpligtelser eller rettigheder i henhold til anden lovgivning, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1 og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og c.

Opbevaringsperiode:
Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger under hele kontraktforholdet samt i en periode på 3 år plus indeværende år efter kontraktforholdets ophør.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades til Legal A/S.

KOMBIT overfører  personoplysningerne til lande uden for EU og EØS-området.

Oprettelse af adgang til eksterne konsulenter

Typer af personoplysninger:
- Navn
- Stilling
- Kontaktoplysninger
- Foto
- Honorar
- Opgaver
- Orlov
- Ferie

Formål:
At indgå og administrere kontraktforholdet samt dokumentere kontraktpartens forpligtelser.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger, da det er nødvendigt for at indgå kontrakten og opfylde kontrakten, eller hvis det er nødvendigt for at overholde vores eller kontraktpartens forpligtelser eller rettigheder i henhold til anden lovgivning, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1 og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og c.

Vi behandler almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse i forbindelse med udstedelse af adgangskort, oprettelse af adgang til vores interne it-systemer, m.v., jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, og databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode:
Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger under hele kontraktforholdet samt i en periode på 3 år plus indeværende år efter kontraktforholdets ophør.

Videregivelse og overladelse:
Personoplysningerne overlades til Pactius.

Når du søger eller får et job hos KOMBIT, håndterer vi dine oplysninger således:
Ansøgning om job hos KOMBIT

Typer af personoplysninger:
- Navn
- Kontaktoplysninger
- Adresse
- Fødselsdato
- Uddannelsesniveau og karakterbevis
- CV
- Ansøgning
- CPR-nr. gennem karakterbevis
- Test
- Referencer

Formål:
At gennemføre en rekrutteringsproces, hvor du vurderes som kandidat, herunder dine kompetencer og kvalifikationer, hvorvidt du er egnet til den pågældende stilling og til at kommunikere med dig.

Retsgrundlag:
Vi behandler almindelige personoplysninger, hvis den registrerede samtykker til det, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Vi behandler personfølsomme personoplysninger, hvis den registrerede samtykker til det, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a.

Opbevaringsperiode:
For ansøgninger til opslåede stillinger: Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter rekrutteringsprocessens afslutning, hvis du trækker dit samtykke tilbage eller hvis vi ikke længere har et legitimt formål til at behandle dine oplysninger.

For uopfordrede ansøgninger: Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter vi har modtaget din ansøgning, hvis du trækker dit samtykke tilbage eller hvis vi ikke længere har et legitimt formål til at behandle oplysningerne.

Videregivelse og overladelse:
Dine personoplysninger videregives ikke til tredjeparter.

KOMBIT kan i visse tilfælde overlade dem til tredjeparter, som eksempelvis testudbydere, rekrutteringsbureauer eller lign., som i forbindelse med rekrutteringsprocessen leverer tjenester til os.

For ansøgninger til både opslåede stillinger og uopfordrede ansøgninger:

Dine personoplysninger overlades til HR Manager by Talentech.