FAQ - Næste generation Digital Post

Få svar på dine spørgsmål om, hvad der er op og ned i Næste generation Digital Post

I 2021 sætter Digitaliseringsstyrelsen den nye fællesoffentlige løsning til digital post mellem myndigheder og borgere samt virksomheder i drift. Løsningen hedder Næste generation Digital Post - og erstatter e-Boks.

Med udskriftningen af en så central fællesoffentlig infrastrukturkomponent følger en lang række tilpasninger hos de forskellige myndigheder, som fremadrettet ønsker at kommunikere med borgere og virksomheder via digital post.

KOMBIT arbejder på at understøtte kommunerne i såvel teknisk understøttelse som en god overgang fra e-Boks til Næste generation Digital Post.

Nedenfor finder du svar på såvel generelle spørgsmål til den nye digitale postløsning som spørgsmål om KOMBITs rolle med at understøtte kommunernes skifte imellem de to løsninger.
 

Generelt om Næste generation Digital Post
Hvordan er rollefordelingen i forhold til de forskellige parter i NgDP-arbejdet?

Helt kort fortalt, kan rollefordelingen imellem de forskellige parter ridses op som følger:

Digitaliseringsstyrelsen
Er ansvarlige for indkøb af NgDP, skabe rammerne for teknisk og organisatorisk implementeringen af løsningen hos kommuner og øvrige myndigheder, samarbejde med leverandøren, Netcompany, om teknisk idriftsættelse.

Kontakt

Netcompany
Er ansvarlige for teknisk udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling af løsningen samt teknisk support.

Kontakt

KOMBIT
Er ansvarlige for at kravstille og bestille integrationer til at afsende og modtage post via NgDP / MeMo-format samt distribution til fjernprint for fritagede borgere. KOMBIT har taget ansvar for at gå i dialog med et større antal kommunalt prioriterede systemleverandører om proces, rammer og vilkår for integration til NgDP via førnævnte integrationer.

Kontakt

Anvendere / kommunale it-systemleverandører
Ansvarlige for at udvikle op imod infrastrukturens integrationer eller en anden indgang til NgDP, som sikrer mulighed for videre distribution af Digital Post til/fra deres løsning. Dialog med kommuner om behov for teknisk eller administrativ opfølgning på denne omlægning.

Hvorfor kommer der en ny løsning til håndtering af Digital Post

Løsningen til håndtering af Digital Post har været i genudbud. Et genudbud som blev vundet af leverandøren Netcompany.

Kontrakten med den nuværende leverandør e-Boks A/S gælder frem til den nye Digital Post-løsning tages i brug i 2021.

Digitaliseringsstyrelsen samarbejder med e-Boks om at sikre en god og effektiv overgang fra den nuværende løsning til den nye, så der vil være så lidt gene for brugerne som muligt.

Hvad er forskellene fra e-Boks til den nye løsning?

Den nye Digital Post-løsning kommer i høj grad til at minde om den nuværende løsning. Med den nye løsning bliver det muligt at få bedre overblik over sin post, da det bliver nemmere at se, hvem posten er fra, hvad den handler om, og om der er vigtige frister eller krav, du skal reagere på.

Som borger bliver det ligeledes lettere at sende digital post til offentlige myndigheder. Når du skriver til en offentlig myndighed, kan du på let vis fremsøge modtageren og emnet, fordi man løbende får forslag til mulige modtagere og emner. Derudover kan man også finde den rette modtager ved at klikke sig igennem en emnebaseret struktur med korte informationstekster.

Hvad er MeMo?

MeMo er forkortelsen for Digitaliseringsstyrelsens "MeddelelsesModel". MeMo er en model, som åbner op for at koble såkaldte "metadata" til de meddelelser, som sendes via den digitale post. 
 
Med ibrugtagningen af MeMo bliver det altså muligt at berige meddelelserne med forskellige data, som beskriver forhold omkring meddelelserne.
 
For modtagerne kan man således forvente, at det fremadrettet vil være tydeligt, når der er en svarfrist, når der er tale om en bøde eller hvis du modtager et dokument, der skal underskrives.
 
For afsenderne, bliver det også muligt at anvende metadata til brug ved systematisering af interne datastrømme, automatisk journalisering mv. KL's Emnesystematik (KLE) kan dermed også fungere som metadata, når MeMo tages i brug.

Kommer der til at være nedetid i forbindelse med overgangen fra e-Boks til NgDP?

Ja.

Digital post har en omstillingsperiode fra den 26. til den 30 november.

Læs mere om omstillingsperioden og hvad den betyder for myndigheder og borgere på digst.dk

Hvordan kommer jeg i gang med at oprette KOMBITs systemer og infrastrukturen hos Digitaliseringsstyrelsen? (Administrativ adgang)

For at kunne sende og modtage post via infrastrukturens integrationer, skal de oprettes i Administrativ adgang hos Digitaliseringsstyrelsen.

Du skal have adgang til Digitaliseringsstyrelsens Jira-værktøj, for at komme i gang med dette.

Vi har lavet en kort vejledningsvideo, som kan hjælpe dig i gang. Se den her.

Om KOMBITs understøttelse af Næste generation Digital Post
Hvorfor skal kommunerne vælge at køre digital post via den fælleskommunale infrastruktur?

Digitaliseringsstyrelsen har lagt op til, at der så vidt som muligt skal begrænsning på, hvor mange integrationer der etableres til deres nye digitale post-løsning. 

Det er derfor også oplagt, at myndighederne får etableret aftaler med nogle "brokers", som kan stå for kontakten imellem Næste generation Digital Post og de mange kommunale systemer, som har behov for at sende post til borgerne.

Her er den fælleskommunale infrastruktur et oplagt valg, da infrastrukturen allerede i dag administrerer kontakten mellem en række kommunale løsninger og e-Boks. KOMBIT har dermed også indgående kendskab til forretningssiden og processerne i en sådan kobling.

Det er deslige en del af den fælleskommunale infrastrukturs raison d'être at levere standardiserede snitflader til kommunernes fagløsninger.

Hvordan foretager kommunerne transitionen til nye integrationer bedst muligt?

Digitaliseringsstyrelsen tilrettelægger et overgangsforløb for myndigheder. Deres arbejde vil understøtte den lokale indsats, som myndighederne skal stå for, når de skal omstille sig til den nye løsning. 

Rent teknisk leverer KOMBIT de nye integrationer til håndtering af Digital Post med beskrivelser af anvendelse for hver snitflade samt en vejledning i hvordan skiftet kan foretages.

Det nye MeMo format vil blive understøttet teknisk, mens de tidligere formater DP1 og DP2 udgår.

Digitaliseringsstyrelsen har understøtter myndighederne i forhold til, hvordan de organisatorisk og operationelt forbereder sig til MeMo formatet.

Du kan læse mere om den fælleskommunale Postkomponent her.

Hvilke integrationer i den fælleskommunale infrastruktur kan benyttes til Næste generation Digital Post?

Infrastrukturen kommer til at have i alt tre forskellige integrationer, som kan kommunikere med Næste generation Digital Post:

"SF1600 - Print på Serviceplatformen"
Integrationen er oprindeligt udviklet til at understøtte forsendelse til e-Boks og Fjernprint - for de borgere, som er undtaget digital post.
Denne integration holdes kørende i en overgangsperiode på 2 år, hvor de eksisterende anvendere fortsat kan sende post afsted til NgDP - dog i et lettere begrænset format. Integrationen lukkes i 2023, når Digitaliseringsstyrelsen lukker deres transitionskomponent.

"SF1601 - Afsend post"
Integrationen er konkret udviklet til at understøtte afsendelse af digital post til NgDP, hvor alle muligheder for MeMo understøttes fuldt ud. Integrationen fortsætter tillige praksis med at sortere post til fjernprint, for de borgere, som er fritaget digital post.

"SF1606 - Modtag post"
Integrationen er konkret udviklet som broker, der kan viderestille post fra borgere, virksomheder og andre myndigheder via NgDP til kommunens ønskede modtagere.

Hvordan understøtter infrastrukturen MeMo?

MeMo formatet dækker over både transport information og egentlig post (payload). 
 
Kommunernes fælles infrastruktur vil udelukkende anvende den del af data, der er nødvendig, for at kunne transportere data.

Snitfladebeskrivelser vil indeholde de felter, der skal udfyldes, for at dette fungerer, inklusiv beskrivelser af indhold. 
 
Payload transporteres urørt og uset igennem Serviceplatformen.

Hvordan kommer KOMBIT til at understøtte Fjernprint?

KOMBIT kommer til at understøtte Fjernprint via de nye snitflader på samme måde som det gøres i dag via SF1600.

Hvem kan levere fjernprint via den fælleskommunale infrastruktur?

Der er for nuværende tre leverandører, som leverer Fjernprint via integration til den fælleskommunale infrastruktur. De tre leverandører er:

Edora
KMD
Strålfors

Hvorfor er det ikke Digitaliseringsstyrelsen, som skal løse denne opgave?

Digitaliseringsstyrelsen har indkøbt den nye centrale løsning til Digital Post - og har tilrettelagt forløb og opgaver, som skal hjælpe landets myndigheder med at indstille sig på dette skifte.
 
Grundet ønsket om at begrænse, hvor mange integrationer, der laves til Næste generation Digital Post, er der brug for nogle såkaldte "brokers", som kan samle og systematisere kommunikationen imellem myndighedernes mange fagsystemer og den centrale postløsning. 
 
KOMBIT og den fælleskommunale infrastruktur har påtaget sig ansvaret som kommunal broker, og vil derfor hjælpe kommunerne med at skabe grundlag for at få deres mange systemer til at kommunikere på den nye postløsning.

Hvordan fungerer infrastrukturens integrationer i forhold til KMD OneTooX?

Infrastrukturens integration "SF1601 Afsend post" er et direkte alternativ til KMD OneTooX.

Systemer, der anvender SF1601 til afsendelse af digital post vil derfor ikke længere have behov for at distribuere igennem andre brokere (som fx KMD OneTooX). SF1601 distribuerer til såvel Næste generation Digital Post som kommunens fjernprintleverandør.

KOMBIT er i dialog med diverse leverandører omkring skiftet, men der er en af mine leverandører jeg ikke kan finde i jeres oversigtsmateriale - hvorfor er de ikke med?

KOMBIT er gået i dialog med en større gruppe leverandører omkring omlænging til NgDP via den fælleskommunale infrastruktur.

Disse leverandører er udvalgt på baggrund af en konkret prioritering, som er foretaget af en gruppe kommuner, der stillede op til netop denne opgave.

Vi når derfor desværre ikke ud til samtlige kommunale fagsystemleverandører. Vi kan dog kun opfordre kommunerne til, at pege de leverandører, som evt. ikke er prioriteret af førnævnte gruppe, i retning af infrastrukturen - og de forløb som KOMBIT udbyder, med henblik på at hjælpe leverandørerne med at komme igennem til NgDP via infrastrukturen.

Læs mere om forløbet i Digitaliseringskataloget

Mangler du det konkrete overblik over de prioriterede leverandører, kan du rette henvendelse til NgDP@kombit.dk

Forsætter eksisterende integrationer efter overgang til Næste generation Digital Post?

Den eksisterende integration (SF1600) fortsætter med at fungere i 2 år efter Næste generation Digital Post er gået i produktion.
 
KOMBIT omlægger den tekniske implementering til det nye setup og holder integrationen uforandret.
 
Det anbefales fra KOMBITs side allerede nu at planlægge en omlægning til de nye integrationer der udvikles, da den periode Digitaliseringsstyrelsen garanterer det gamle format understøttes ikke kan forventes forlænget ud over de 2 år.

Sørger KOMBIT selv for, at de fagsystemer, som de har indkøbt på vegne af kommunerne, får skiftet over til NgDP via infrastrukturen?

KOMBIT har kortlagt alle løsningers nuværende brug af digital post - samt fremtidige behov og ambitioner for brugen af MeMo.

Kommunernes Data og Infrastruktur (KDI) i KOMBIT understøtter de øvrige projekter i huset i forhold til at håndtere skiftet til NgDP ultimo 2021.

Bidrager KOMBIT til at sikre, at leverandørerne overholder minimumskrav til MeMo?

KL og KOMBIT arbejder sammen om at få orienteret de leverandører, som skal benytte MeMo om, hvilke minimumskrav de skal leve op til.

*De leverandører som går via SF1600 eller direkte på Digitaliseringsstyrelsens legacy-komponent, og således fortsat benytter DP-formatet, får af selvsamme årsag ikke mulighed for at benytte MeMo.

Hvor længe fortsætter KOMBIT med at understøtte leverandørstyringen omkring NgDP?

KOMBITs arbejde med leverandørstyring fortsætter ind i 2022. Helt lavpraktisk afvikler vi flere Onboardingsforløb i løbet af 2022, hvor interesserede leverandører kan få praktisk hjælp til at få hul igennem til post-integrationerne i infrastrukturen.

Økonomien i forhold til NgDP
Hvad skal kommunen betale for at få de forskellige fagsystemer omlagt til NgDP?

Prisen for at skifte fra e-Boks til NgDP kan varriere væsentligt fra leverandør til leverandør - hvor nogle ser det som en vedligeholdelses-aktivitet og derfor ikke opkræver særskilt betaling for denne omlægning, kan andre kræve konkrete betalinger for den udviklingstid, som er forbundet med omlægningen.

KOMBIT er gået i dialog med en række leverandører med henblik på at kortlægge deres planer for omlægning og forhandle en rammeaftale på plads omkring, hvad det retmæssigt kan koste.

Denne dialog resulterer i en række rammeaftaler med de forskellige leverandører.

Rammeaftalerne er et vejledende redskab til kommunerne, som de kan tage med i hånden, når de skal forhandle den konkrete omlægning og implementering i forhold til deres kommune. Rammeaftalen skal med andre ord ses som et forhandlingsoplæg, ikke en endelig pris.

Hvad koster det at benytte infrastrukturen til at sende og modtage digital post?

Alt trafik via infrastrukturens postsnitflader afregnes via kommunernes buffetpris.

Hvem betaler for etableringen af integrationerne til NgDP i infrastrukturen?

Alle omkostninger til KOMBITs integrationer til NgDP er dækket af de projekter i KOMBIT som skal anvende integrationerne.

Tekniske spørgsmål
Hvor skal afsender- og modtagersystemer tilsluttes, for at jeg kan sende og modtage via den fælleskommunale infrastruktur?

Dine afsender- og modtagersystemer skal registreres to steder:

  1. Administrativ Adgang hos Digitaliseringsstyrelsen
  2. Fælleskommunalt administrationsmodul
Hvordan bruges KL's Emnesystematik (KLE) i praksis?

Metode for opsætningen af kontaktpunkter - blandt andet i forhold til KLE - er defineret af Digitaliseringsstyrelsen.

SF1606 modtager kontaktpunktet og de eventuelle KLE metadata (i form af contentdata). Det er herefter op til anvenderne, hvordan routingsreglerne sættes op i forhold til KLE-numre såvel som andre metadata.
Den fælleskommunale infrastruktur leverer til ét it-system pr. routingsregel, hvorefter det pågældende system kan distribuere posten videre til sin endelige destination.

Er der opgaver knyttet til de leverandører, som skal bruge den kørende løsning (SF1600) i overgangsperioden?

Som kommune skal I oprette et afsendersystem med KOMBIT som standardleverandør.

Når det er på plads, modtager I en kvittering, som indeholder en "API-nøgle". Denne sendes herefter til KOMBIT på adressen NgDP@kombit.dk.

Derudover skal I opsætte samtlige postbærende systemer i Administrativ Adgang hos Digitaliseringsstyrelsen. De systemer, som benytter SF1600, findes med de data som blev registreret i forbindelse med rekvireringen af API-nøglen.

Udfordringen her bliver at holde helt styr på, hvilke systemer, der benytter infrastrukturen.

For de systemer, som fortsat skal benytte SF1600, bliver det tillige nødvendigt at udfylde feltet med MaterialeID (ID fra e-Boks) i Administrativ Adgang.

Får man en teknisk og/eller en forretningsmæssig kvittering?

Der afsendes i udgangspunktet kun en teknisk synkron kvittering i forbindelse med at en postforsendelse modtages.

Der kan ikke, som specificeret for nuværende, sendes en forretningsmæssig asynkron kvittering.

KOMBIT anerkender behovet, og vil forfølge mulighederne.

Hvordan imødeses behov for genforsendelse?

Det blev gjort os klart, at der generelt er behov for at posten kommer hurtigere frem til default modtagersystemet, end de syv dage, Digitaliseringsstyrelsen har specificeret.

KOMBIT går i dialog med Digitaliseringsstyrelsen om at få ændret dette, så posten hurtigere tilgår default modtagersystemet.

Kan Outlook bruges som default modtagersystem?

SF1606 har som standard ikke en integration til Outlook.

Det er dog teknisk muligt at indsætte et modul foran outlook, som SF1606 kan aflevere posten igennem.

Det er således også teknisk muligt at etablere et setup, hvor Outlook fungerer som default modtagersystem.

Hvordan fungerer den allerede kørende løsning (SF1600) i Digitaliseringsstyrelsens frysperiode?

SF1600 leverer synkron gennemstilling, og vil derfor være kørende i poræcist det samme omfang som e-Boks / NgDP er kørende igennem frysperioden.

Vi er ikke bekendt med nogen form for nedetid på hverken det e-Boks eller NgDP i løbet af frysperioden.

Skulle nedetid forekomme på enten e-Boks eller NgDP, kan SF1600 ikke gennemstille - og ej heller lægge posten i kø - indtil den aktuelle postløsning er oppe igen.

Hvad er et "SSL værtscertifikat" - og hvordan får jeg fat i det?

SSL værtscertifikatet knytter sig til NemID. Det er dermed et certifikat som jeres NemID-administrator kan hjælpe dig med at få udstedt.

 

Kontakt

Chefkonsulent / Forretningsudvikler
6194 4040